Independentemente do porte ou da área de atuação, a administração financeira de um escritório de advocacia ocupa posição de extrema importância para a existência salutar do negócio.

Os escritórios de advocacia, acabam apresentando problemas parecidos, senão idênticos, em sua estrutura de gestão. Esses problemas acabam sendo criados inconscientemente desde a fundação do escritório e perdurando no tempo por conta da falta de um olhar gerencial por parte dos sócios/diretores.

Mais do que uma crítica, isso é a constatação de um problema comum, vivenciado não somente na advocacia, mas em vários tipos de empresa, sejam prestadoras de serviço, comércio ou indústria. O que acontece, é que sócios e gestores focam seus esforços na atividade fim. Vendas no caso do comércio, manutenção da qualidade e novos clientes no caso da prestação de serviços.

Uma questão de sobrevivência

Pesquisas de órgãos como o Sebrae e o IBGE revelam que quase 30% das pequenas e médias empresas recém-abertas no país fecham suas portas antes do segundo ano de vida. É um número altamente expressivo. Quando analisamos a vida dessas empresas no terceiro ano, esse índice chega perto dos assustadores 50%.

Obviamente que esses percentuais englobam todos os tipos de empresas e atividades, mas escritórios de advocacia nada mais são do que empresas, visando lucro e estes índices são exatamente os mesmos.

Dentre os pilares básicos de gestão, o financeiro é, com certeza, o mais importante para ter a completa noção de performance do seu negócio.

Como mencionado anteriorments, toda empresa tem como objetivo principal a geração de lucro. O que causa espanto é que a maioria dos escritórios em que já tive a oportunidade de trabalhar nem sabia se estava sendo lucrativo.

Além disso, a falta de controle de fluxo de caixa agrava ainda mais essa situação. Embora “fluxo de caixa” seja uma expressão muito usada, acaba sendo, de fato, uma ferramenta pouco aplicada na prática.

Some-se a isso a mistura que ocorre, muitas vezes, entre as finanças das pessoas físicas (sócios) com as finanças do escritório. São entidades distintas e devem ser tratadas assim no aspecto financeiro.

O escritório gerando lucro, pode e deve remunerar seus sócios por isso. O que não pode acontecer, e infelizmente acontece muito, é quando os sócios colocam suas ambições e objetivos pessoais à frente do seu negócio.

Pode funcionar por algum tempo, porém quando pensamos em uma banca evoluída e bem administrada, isso é inaceitável.

Principais erros cometidos na administração financeira de escritórios de advocacia:

1 – Falta de disciplina:

A não definição de uma rotina específica para assuntos financeiros, talvez seja o principal motivo para o início da desorganização nessa área de gestão.

É natural a preocupação dos advogados a se voltarem para a atividade fim. Prazos, audiências, petições e atendimento ao cliente demandam muito tempo e dedicação dos advogados, que muitas vezes também são os sócios e administradores dos seus negócios.

É de suma importância que haja uma rotina específica dedicada à gestão financeira, ou ao acompanhamento da mesma.

Como estamos falando de números, caso não haja organização e consistência na atividade, dificilmente ela retornará com informações relevantes e confiáveis.

Nesse aspecto cabe ressaltar que gestão financeira não é cuidar simplesmente das contas a receber e das contas a pagar. É um mundo muito maior do que isso, que se inicia com a organização e disciplina por parte dos gestores e também do responsável pela gestão financeira, se houver.

2 – Sócios interferindo na gestão:

Esse subtítulo parece estranho, mas os sócios são, geralmente, os primeiros a interferirem negativamente na gestão dos seus escritórios.

Normalmente, rotinas, regras e procedimentos são concebidos com o aval dos sócios e implantados nos escritórios sob supervisão dos mesmos.

Acontece que mesmo com regras bem definidas, o que normalmente acontece é que o primeiro que sugere algo contra a própria regra criada é um dos sócios, situação que dificilmente viria de alguém da equipe. Isso ocorre principalmente quando falamos de recursos financeiros.

É importantíssimo que todo empreendedor entenda que sua empresa possui “bolsos” distintos da pessoa física, o sócio. Não é incomum sócios dos escritórios de advocacia estarem sacrificando seus próprios negócios com altos pró-labores ou distribuições de lucro que não seriam compatíveis com o momento do negócio, priorizando sua pessoa física à frente da organização.

3 – Não registrar todas as operações:

Essa situação acontece frequentemente em todo o tipo de bancas jurídicas.

Há duas situações que podem acontecer aqui:

1. não se preocupar com pequenas despesas;
2. não considerar gastos ocultos na apuração do resultado do negócio.

A primeira questão se refere, frequentemente, a pequenas compras realizadas pelo escritório, que acabam não sendo registradas nos controles financeiros.

A outra se refere aos gastos que podem parecer ocultos no dia a dia, mas que fazem grande diferença no resultado, como por exemplo taxas bancárias e até mesmo encargos trabalhistas.

Neste último, temos como exemplo característico o caso de funcionários celetistas, que além dos salários e benefícios mensais pagos, também geram gastos como férias, décimo terceiro, FGTS e INSS, que caso sejam desconsiderados ou esquecidos, podem aparecer como uma grande surpresa indesejada em algum momento.

4 – Não buscar melhorias constantes:

Parece que, depois de estar funcionando o minimamente essencial dentro da administração financeira, não é necessário mais nada e tudo funcionará dentro dos padrões de maneira ininterrupta.

Grande engano!

Se não houver uma preocupação permanente com melhorias, provavelmente escoarão recursos aonde não estão focadas as atenções.

Custos são iguais unhas, têm que ser cortadas sempre. Quando paramos de nos preocupar em aumentar a eficiência, geralmente começam a acontecer erros, falhas ou perdas, que encarecem a atividade e prejudicam o resultado do negócio.

Sempre há algo que pode ser melhorado ou aperfeiçoado, de modo a reduzir custo e/ou aumentar a eficiência do negócio.

Cabe ao gestor dedicar uma parcela do seu tempo para olhar para o todo com um olhar mais crítico e voltado sempre para resultados.

5 – Não acompanhar a contabilidade:

Eis uma questão que pode prejudicar bastante os escritórios de advocacia.

A contabilidade é feita com base na movimentação financeira. Se esta não estiver a contento, como a aquela poderá estar?

Casos de não poder participar de licitações, problemas societários e até problemas fiscais são comuns quando esta atividade está problemática.

Na grande maioria das vezes, como a contabilidade é terceirizada através da contratação de um escritório, há uma sensação de tranquilidade que envolve os administradores.

A questão é que, nem todo escritório contábil está preocupado em prestar um serviço de qualidade ou até mesmo se comunicar adequadamente com os gestores do negócio, visando mantê-los informados de como está a administração do negócio.

É fundamental ao administrador de um escritório de advocacia, manter-se informado de como anda sua contabilidade, cobrando sempre do prestador de serviço as documentações atualizadas, para evitar problemas junto aos órgãos fiscalizadores.

6 – Não controlar fluxo de caixa:

Fluxo de caixa é um termo amplamente utilizado. Todos já ouviram falar, muitos até mesmo já usaram essa expressão. A questão é que a grande maioria dos escritórios sequer tem um fluxo de caixa estruturado.

O estudo do fluxo de pagamentos e recebimentos, bem como a visão futura de como irá se comportar o seu caixa é de fundamental importância para a gestão de qualquer negócio, para que não ocorram surpresas desagradáveis.

Com a visão antecipada dos movimentos financeiros é possível planejar melhor a alocação de recursos, como também a captação dos mesmos caso sejam necessários.

Infelizmente, o que mais vejo acontecendo dentro dos escritórios é uma administração sem bússola, cheia de surpresas.

A gestão correta do fluxo de caixa por si só é um divisor de águas dentro da organização permitindo ao gestor uma visão mais adequada da capacidade financeira do negócio.

7 – Não analisar o desempenho:

Controlar fluxo de caixa já é uma atividade rara na administração dos escritórios, o que dizer da apuração do lucro?

Lucro não é caixa e caixa não é lucro.

É importantíssimo que o escritório tenha a visão econômica do seu negócio aferida para saber se está gerando lucro prejuízo.

Inúmeras vezes me deparei com escritórios de advocacia que sequer sabiam se estavam sendo lucrativos.

Através de ferramentas de simples implantação, é possível analisar o desempenho do negócio por centros de resultado.

Por exemplo: um escritório que trabalhe nas áreas cível, tributária e trabalhista pode ter dúvidas de qual dessas é a melhor economicamente para o escritório. Esta resposta permite ao gestor direcionar novos investimentos e esforços para áreas mais lucrativas para o negócio.

8 – Precificação incorreta:

Por último, mas não menos importante, acredito que essa seja uma dúvida de dez entre dez advogados.

Como cobrar, como saber quanto custa o trabalho, ou como saber se um contrato está sendo lucrativo são dúvidas diárias da grande maioria dos escritórios de advocacia, independente do porte ou área de atuação.

É difícil, senão impossível, ter critérios objetivos para responder essas questões sem ter o mínimo da organização financeira citada acima. Mas é, sim, possível e mais fácil do que parece.

Quando falamos de precificação nos referimos a saber o custo da hora trabalhada, saber também o custo de cada processo, para nortear corretamente novas propostas que serão futuramente apresentadas pelos escritórios, como também ter critérios para analisar a margem de lucro de cada contrato já existente dentro do negócio.

Esses são os principais problemas encontrados nos escritórios de advocacia brasileiros.

Diante dessa realidade, torna-se fundamental a busca por melhores instrumentos que auxiliem na administração financeira dos escritórios.

Independentemente da área de especialização do escritório, ou do tamanho, manter a saúde financeira é um objetivo a ser buscado sempre pelo gestor.

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