Quando encontramos algum colega advogado e perguntamos “como estão as coisas?” A resposta comumente é: “aquela correria de sempre. Uma loucura lá no escritório…”. 

Agora, imagine a seguinte situação: você está passeando no shopping e encontra um colega que estudou com você. Começam a conversar e ele te fala que é sócio de um escritório. Você pergunta como estão indo as coisas e, para sua surpresa, ele fala que está tudo tranquilo, tudo indo bem e com tempo de sobra.

Qual seria seu primeiro pensamento diante dessa resposta? Certamente pensaria que seu colega não é bem-sucedido, está com tempo de sobra porque não tem clientes. Mas, já parou para pensar que ele pode ter tempo de sobra porque é organizado e produtivo?

Estamos na era da valorização do excesso de trabalho. Estar ocupado é símbolo de status. Contudo, sabemos, ou deveríamos saber, os estragos que este estilo de vida pode trazer para nossa saúde física e mental.

Além disso, muitas vezes o profissional está mais preocupado em manter-se ocupado do que sendo realmente produtivo. E se te dissermos que estar sempre ocupado é sintoma de desorganização? Mas, como ser organizado e produtivo na advocacia? De que forma podemos conseguir o tempo necessário para o descanso?

Como tudo na advocacia, não existe uma fórmula pronta. Cada escritório possui suas peculiaridades e as soluções são customizadas de acordo com a região, o porte, a área de concentração, o volume de consultivo e de contencioso, o número de colaboradores, etc.

Por onde começar a se organizar e se tornar produtivo?

Existem algumas dicas que podem ser muito importantes e servem para todos os modelos de bancas e para departamentos jurídicos também.

O primeiro passo é fazer uma autoanálise de seu escritório ou departamento jurídico. Quais são minhas “maiores dores”? Onde eu quero chegar? Após conseguir respostas para essas perguntas, o ideal é aprofundar-se ainda mais: Definir área de atuação, volume de processos, relatórios…

Este último ponto é importantíssimo. Pergunte-se: no meu escritório fazemos relatórios internos? Relatórios de produtividade por equipe? Relatórios de produtividade individual? Sabemos em quantas demandas o escritório atuou no último ano? Quantos atendimentos nós fizemos, quantos processos encerrados? Quantos foram providos e quantos foram improvidos?

E como extrair estes dados e medir esses indicadores? A sugestão é fazer por meio de relatórios inteligentes, através softwares de gestão legal customizados para o seu negócio jurídico.

Vantagens no cenário atual

Atualmente estes relatórios inteligentes, os “BIs” são derivados de inúmeros “sistemas” anteriores desenvolvidos para as mais diversas finalidades. Hoje existe uma maior capacidade de customização. Encontramos ainda, diversas ferramentas para utilizações específicas, como por exemplo a captura automática de publicações ou de andamentos judiciais, que acabam alimentando o software de gestão e consequentemente servindo de subsídios para os relatórios. Desta forma, esta facilidade de customização/parametrização, possibilita a montagem dos relatórios pelo usuário final.

As principais vantagens do uso de relatórios inteligentes são:

– Maior capacidade de análise do negócio, e do mercado;

– Agilidade na montagem das informações. Por exemplo quando um cliente interno ou externo solicita uma informação, pode-se montar com agilidade um relatório.

– Possibilidade do uso de indicadores de gestão;

– Padronização das regras de negócio e do acesso aos dados;

– Automação dos processos de informação

– Agilidade na finalização dos ciclos de fechamento, revisão e liberação das informações.

Relatórios internos e externos

Existem nas operações jurídicas os relatórios internos e externos. Os relatórios externos são, normalmente, os confeccionados para envio aos clientes (ou auditorias), sejam pessoas físicas (um grande desafio da gestão da produção legal), jurídicas, etc. Já os internos podem ser os de produtividade, timesheet, dentre outros.

Ambos tipos de relatórios devem ser construídos no dia a dia. Não iremos conseguir extrair da ferramenta eletrônica de gestão legal um relatório completo e correto, se todos não alimentarem diariamente o software de gestão legal. Toda a informação interna deve ser feita via software.

Tudo isso é muito importante para a construção das informações que devem chegar ao cliente, sem dúvida nenhuma é através dos melhores relatórios que iremos melhorar a comunicação e garantir a perenidade daquele cliente dentro da banca.

Sugiro pensarmos em tudo que mencionei acima, e partirmos para os problemas dos clientes, criando relatórios customizados a partir do software de gestão.

Desta forma, a mudança de comportamento e de cultura depende de cada profissional, de cada organização, uma vez que as ferramentas estão disponíveis no mercado, basta não deixar a cultura do “estar sempre ocupado” dominar o nosso dia a dia e sim focar na melhoria da qualidade de vida, da operação jurídica e na sustentabilidade do escritório. Comece a se organizar e definir um planejamento para seu escritório, consulte algumas dicas no post O FUTURO DEPENDERÁ DAQUILO QUE FIZERMOS NO PRESENTE.