As expectativas eram grandes para o ano de 2020. Sócios otimistas, equipes motivadas, economia aquecida e boas perspectivas de negócios.  

Parecia até que o ano tinha começado antes do carnaval (coisa rara no Brasil)! Mas calma… deixa o carnaval acabar que o trabalho vai verdadeiramente começar!  

Oi? O quê? Vírus? Corona o quê? Corona Vírus!!

Sim, meus caros, o corona vírus chegou com tudo no Brasil. O imprevisível e INVISÍVEL afetou em cheio a nossa vida, rotina, família, trabalho, economia, negócios, tecnologia, forma de comunicação, hábitos de consumo.  Virou nosso mundo de cabeça para baixo, deu uma chacoalhada boa nas nossas relações e na forma como encaramos a vida. 

E na sua advocacia, o que mudou? Que tal (re)fazer o Planejamento Estratégico Express e ajustar a visão? 

Agora que você já entendeu que não adianta sentar e esperar a crise passar, que resistir às mudanças não é o melhor caminho, que você precisa reagir e se posicionar senão cairá no esquecimento e que a melhor estratégia atual é sobreviver e se planejar para sair mais forte, vou te ensinar uma forma prática de fazer um PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EXPRESS que guiará as suas ações nos próximos meses. 

Preparado? 

Passo 1: revise a sua missão, valores e… VISÃO!  

Tem gente que ainda duvida da importância que tem essas três preciosidades: missão, visão e valores. Se você é uma dessas pessoas, por gentileza, desmistifique. Aliás, acredite em mim.  

Escreva as suas diretrizes com toda a seriedade e com todo o seu coração, sem copiar dos coleguinhas e sem querer construir frases de efeitos. Escreva aquilo que te representa, aquilo que você acredita e o que está na sua essência.  

As diretrizes estratégicas delineiam os primeiros passos do planejamento estratégico na advocacia.  Sem elas você não define direito quem é o seu escritório, o que se propõem a fazer, para quem prestam serviço, por que fazem o que fazem e nem sabem onde querem chegar.  

Sem a missão, visão e valores, você contrata pessoas inapropriadas, trabalha conforme a demanda, age de forma passiva, deixando a correnteza te levar conforme o vento. Nada disso!  Erga as suas velas e assuma o leme. De preferência, convide a sua equipe para remar junto com você, numa mesma direção. 

Destaco a importância de revisar ou ajustar a sua VISÃO nesse momento pós pandemia. Se ainda não tinha, a hora de construir é agora.  A visão é o olhar que temos para o futuro. Aquilo que queremos alcançar daqui há alguns anos (máximo 3 anos).  

Certamente, antes do corona vírus as expectativas eram outras. Não necessariamente melhores!  Escritórios que antes estavam fixos ao direito previdenciário, já começaram a enxergar oportunidades no direito bancário a favor dos devedores, por exemplo.  Nesse caso, porque querer “ser referência no direito previdenciário na cidade de Chapecó”, se agora eu quero me posicionar e desenvolver essa nova área?  

Passo 2: faça a análise SWOT. 

SWOT é uma excelente ferramenta de análise dos cenários e é essencial para um bom planejamento estratégico.  

Com a SWOT conseguimos analisar as fraquezas e pontos fortes no nosso ambiente interno (aquilo sob o qual temos total controle para mudar, contornar ou alterar) e as oportunidades e ameaças que enxergamos no ambiente externo (aquilo sob o qual não temos nenhum controle, só conseguimos desviar, nos blindar, nos proteger ou aproveitar).  

Já falamos dessa ferramenta no artigo Planejamento Estratégico na Advocacia: olhar com a LUPA e também com a LUNETA. 

Para a advocacia, onde há problema há oportunidade.  “Mas como aproveitar tudo isso se nem conseguimos mostrar o que fazemos para o mercado e não sabemos como nos posicionar?”. Isso é com estratégia que se resolve.  O mais importante é se reunir com seus sócios e pensar sobre esses cenários que se apresentam. Aliás, só pensar não basta. Tem que colocar “no papel” e transformar em AÇÃO.  Nesse período de quarentena, muitas fraquezas se revelaram.

Alguns gestores puderam observar o quanto a comunicação da equipe era falha, os controles de produtividade insuficientes, o retorno para os clientes ruim, a segurança dos dados apavorante, o financeiro insuficiente, o alinhamento de sócios frágil, clientes instáveis, colaboradores “distantes”, site e redes sociais desatualizados. Enfim! Essa é a hora de arrumar a casa.  

Passo 3: desenvolva uma matriz de prioridade (GUT) 

Revelados os pontos fracos, agora chegou a vez de definir quais as prioridades a serem “atacadas” primeiro.  

Classificar cada um dos pontos pela sua GRAVIDADE (G), URGÊNCIA (U) e TENDÊNCIA A PIOR (T) se nada for feito.  

A matemática não é nosso forte, mas prometo que é simples. Pontue de 1 a 5 a gravidade, a urgência e a tendência a piorar de cada um dos pontos fracos e multiplique. Veja os exemplos: 

Exemplo 1: Ausência de Site do escritório.

Gravidade 5, Urgência 5, Tendência a Piorar 3 (5x5x3 = 75). 

Exemplo 2: Controle de Prazos em Planilha de Excel.

Gravidade 5, Urgência 5, Tendência a Piorar 5 (5x5x5 = 125).  

O controle de prazos em planilha de Excel é algo que você precisa resolver para ontem! Compreendeu como funciona a GUT?  

Passo 4: trace Objetivos e Metas 

O planejamento estratégico está chegando numa fase crucial. Após analisadas as prioridades, é chegado o momento de planejar a execução.  Para cada objetivo, estabeleça no máximo 3 metas. O excesso de metas pode burocratizar demais e interferir no resultado.  

Se o problema é manter o controle de prazos em planilhas de Excel, o seu objetivo pode ser implantar uma controladoria jurídica. Por exemplo:  

Objetivo: Implantar a controladoria jurídica 

  • Meta 1: Recrutar e selecionar um controller até final de agosto de 2020. 
  • Meta 2: Contratar um sistema de gestão até 15 de agosto de 2020. 
  • Meta 3: Todos os colaboradores receberem 3 treinamentos sobre controladoria e sistema até dezembro de 2020. 

Observe que o objetivo pode ser qualitativo, mas as metas precisam estar no formato SMART (específica, mensurável, atingível, relevante e temporal).  E agora temos que transformar essas metas em AÇÃO. 

Passo 5: construa Planos de Ação.  

Os planos de ação é que fazem a mágica acontecer. 

Até então, as ideias estão postas, mas é preciso saber O QUE é necessário fazer para atingir a meta, POR QUE tem que ser feito, QUEM vai fazer, ONDE será feito, QUANDO será executado, COMO será realizado e QUANTO custará. É o famoso 5W2H (what, why, who, where, when, how e how much).  

Com os planos de ação construídos, agora a tarefa primordial é acompanhar as execuções.  A tendência dos advogados (e aqui eu me incluo) é querer voltar para a operação e continuar fazendo aquilo que foram treinados para fazer: peticionar, fazer reunião com cliente, audiência, sustentação oral, construir teses, etc. 

Ir para o nível estratégico e monitorar as ações talvez seja a parte mais difícil! Mas nada que a repetição e a frequência não consigam resolver!  Fazer reunião de planejamento deve se tornar um hábito. A equipe se acostuma e os sócios mais ainda! Ver as tarefas executadas e os resultados começando a acontecer faz tudo valer a pena.  

Espero ter conseguido te mostrar que o planejamento estratégico express não precisa ser tão burocrático e extenso. 

Também não precisa ter grandes ferramentas tecnológicas para ser executado. O mais importante é que ele seja funcional e traga resultados. 

E são esses bons resultados que nós aqui da ÉOS esperamos que tenha com esse artigo prático de Planejamento Estratégico Express! Sucesso!