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11 de outubro de 2018

Quantas vezes você já perguntou para outros colegas: Qual seu software jurídico? Ele é bom? É muito caro? Qual o melhor sistema na sua opinião? Essas são perguntas que as pessoas nos fazem com muita frequência. É o seu caso? O que preciso levar em consideração ao escolher um software? Quais ferramentas são necessárias? Devo comprar o sistema mais TOP do mercado?

Antes de tudo… saiba que responderei a cada uma dessas perguntas para você!

Existem pontos muito positivos e pontos negativos. O lado bom é que a tecnologia está 100% a nosso favor, o lado ruim é que não existe software jurídico perfeito.

E seu eu contratar um programador que desenvolva um sistema?

Também tem o seu lado bom e o lado ruim. Você pode contratar um super desenvolvedor, fazer reuniões sobre as necessidades, explicar em detalhes o que você precisa e ficar aguardando o tal sistema ideal, alguns chamam de alfaiataria de software, ou seja, softwares jurídicos feitos sob medida e personalizados de acordo com a necessidade do cliente. Mas isso é perfeito! Nem sempre!

Já conheci diversos escritório que fizeram assim, mas nem todos viveram um conto de fadas! Alguns sistemas criados sob demandas, quando concluído, ficaram lento demais; outros se mostraram muito instáveis, gerando diversos erros que nem mesmo os programadores sabiam resolver de imediato; ainda outros com o passar do tempo ficaram obsoletos, pois o programador não desenvolvia mais novos recursos; isso sem falar nos casos que o prazo para criação extrapolava ou o valor do projeto aumentava durante a execução, fazendo com que o solicitante pagasse um valor maior para dar continuidade. Por isso eu digo, se for para isso acontecer, é melhor nem ter!

O melhor software jurídico existe, sim!

É totalmente aceitável, nós, ao longo do tempo, procurarmos por bens ou produtos melhores em comparação com aquilo que já temos. Em relação a ferramentas de trabalho é a mesma coisa!

Agora aqui vai uma dica de ouro, que nem sempre te falam em um curso de gestão jurídica: “Se você é um advogado que está começando agora, não tente comprar o sistema mais caro ou mais robusto logo de início.” Por quê? É só você lembrar daquela frase: “Menos é mais!”

Não encare isso como uma regra, mas um sistema mais robusto para alguns, é como dar uma Ferrari para alguém que acabou de tirar carteira, em outras palavras, a pessoa não vai usar tudo o que o sistema é capaz de oferecer e vai deixar muita informação sem ser preenchida. Por isso repito, se for para isso acontecer, é melhor nem ter!

Agora vamos para a pergunta que não quer calar: Qual o melhor sistema jurídico? Alguns podem até responder assim: “Depende!” Confesso que eu mesmo já respondi assim várias vezes! Basta você olhar para imagem abaixo e tirar suas conclusões.

Chegou a uma conclusão? O que é melhor para minha necessidade, pode não ser o melhor para a necessidade dos outros. Contudo, se você  perguntar quais os melhores softwares jurídicos na minha opinião, te darei algumas sugestões pessoais (em ordem alfabética):

Astrea, CPJ Preâmbulo, EasyJur, Espaider, Legal One, Projuris, SAJ Adv.

O que mudará de um para outro além do layout (que pode facilmente ser um fator decisivo para muitos usuários), é:

  • A forma como alguns softwares realizam determinados procedimentos (até porque não existe só uma forma de fazer as coisas funcionarem);
  • A automatização de recursos;
  • A facilidade em alimentar as informações;
  • A praticidade em gerar relatórios com os dados cadastrados;
  • A capacidade de integração com outros sistemas, entre outros.

Agora se for para ter um software que ao invés de te auxiliar, te burocratiza em tudo, o melhor é nem ter!

O que você quer controlar?


Você precisa de um sistema para somente cadastrar as pastas processuais, cadastrar os clientes e os trâmites dos processos?

Ou você quer manter um controle mais amplo dos seus processos, um sistema jurídico que te ajude a gerenciar suas rotinas e compromissos e lhe permita controlar suas finanças?

Existe uma grande diferença entre os dois e, é claro, que todas as empresas de sistemas NUNCA vão abrir o jogo e mencionar que o sistema que eles comercializam, é  um sistema básico.

Por isso, antes de escolher um sistema jurídico, peça uma demonstração, abuse das perguntas. Avalie o que é necessário controlar no seu escritório, pergunte para seus colaboradores o que é feito de forma manual ou em planilhas e pense em como um sistema poderia contribuir para a sua rotina. Anote as dúvidas e questione os profissionais destas empresas, porém, seja realista!

Imagino que quando você pretende comprar um carro, você vai a diversas concessionárias e faz uma série de perguntas, tais como: Tem airbag? Direção hidráulica? Qual o consumo? Vem com central multimídia?

Mas, concorda comigo que esses opcionais só serão úteis se você conseguir definir em que lugar pretende utilizar o carro. Ah! Mas tudo isso só será válido se estiver dentro do seu orçamento.


Raciocine comigo: você saiu da faculdade, passou no exame da ordem, montou o seu escritório e agora precisa de um sistema. Se você não tem muito para investir, não adianta comprar um sistema que custe além do que você possui, afinal, nem sempre o mais caro é o melhor.

Analise a segurança dos dados envolvidos, se são valores promocionais nos primeiros meses e depois o valor aumenta, se os valores variam por quantidade de informações cadastradas.

Procure na internet comentários de usuários, começando pelos pontos negativos. Verifique se o valor do sistema jurídico é cobrado por máquina ou por usuários simultâneos.

Ah! Os investimentos não param por aí… Os treinamentos são oferecidos de forma gratuita? São feitos por vídeo aula? Os relatórios disponibilizados permitem gerar os dados necessários ou são engessados? Pense nisso, até porque um sistema assim não deve ser trocado de ano em ano.

Ferramentas desktop versus ferramentas web


Algumas pessoas dizem que sistemas desktop (aqueles que precisam ser instalados no computador) são ultrapassados.

Eu particularmente discordo, não que estes sejam ultrapassados, mas a plataforma é diferente. O ponto negativo para sistema desktop é ter que investir em equipamentos ou serviços em nuvem e em rotinas de backup para garantir a completa segurança.

Como pontos positivos destaco que sistemas assim operam localmente, não precisando da internet para funcionamento, além do escritório ter total controle sobre o banco de dados (principalmente se algum dia for necessário a troca do sistema).

O sistema web também possui vantagens e desvantagens. A vantagem de um sistema web é o baixo custo de investimento em manter um servidor e, geralmente, a responsabilidade de realizar backups é da empresa fornecedora. Outra vantagem é o acesso fácil por qualquer dispositivo ou sistema operacional, sem falar da mobilidade de acesso a partir de qualquer lugar.

A desvantagem é que estes sistemas precisam de internet para funcionar e, além disso, podem existir certas burocracias sobre os dados, caso o usuário necessite de mudanças de sistema.

Por isso, leia com cuidado o contrato estabelecido com o fornecedor do sistema jurídico sobre as especificações, quem é o dono dos dados, a extração de informações, pois, algumas empresas dificultam isso ao máximo, justamente para você não deixar de ser cliente delas.

Conheça as funcionalidades


Neste tópico, aproveito o momento para mencionar quais os recursos existentes em muitos sistemas jurídicos e explicar o que estes recursos fazem:

Atualização de andamentos processuais: o sistema é capaz de buscar informações processuais nos tribunais e importá-los para os andamentos.

Importação de publicações do diário oficial: o sistema importa tudo o que foi publicado no diário oficial com base no nome do advogado ou no número da OAB do advogado. Alguns sistemas não buscam automaticamente, porém, fazem integração com arquivos que as empresas de publicação disponibilizam.

Cadastramento automático do processo: alguns sistemas cadastram automaticamente os dados básicos do processo com base no número dos autos, evitando que o usuário faça isso manualmente.

Agenda de compromissos: todos os sistemas jurídicos possuem uma agenda de compromissos, mas, o que difere de uma agenda para a outra são as funcionalidades. Alguns sistemas permitem que o usuário receba os compromissos por e-mail, outros sistemas permitem o envio por SMS e há ainda os que possuem integração com a agenda do Google ou Outlook.

Existem sistemas que avisam o gestor do escritório se um compromisso não é cumprido dentro de um determinado prazo. Enfim, o objetivo é facilitar o controle de compromissos, centralizá-los em um só lugar e evitar a perda dos mesmos.

Geração de documentos: permitem que o usuário crie modelos de petições, procurações, contratos, facilitando a geração dos mesmos com os dados dos clientes ou processos posteriormente.

Geração de relatórios: todos os sistemas possuem um gerador de relatórios. Em alguns sistemas jurídicos, utilizar essa função é mais fácil do que em outros. Em alguns sistemas, esta função é meio engessada, visto que os layouts são predefinidos e não se permite a alteração dos mesmos. Uma função bem prática é o envio de relatórios automaticamente por e-mail. Esse recurso facilita e muito a vida do usuário.

BI (Business Intelligence) e Dashboards: recursos que coletam os dados, organizam, analisam, compartilham e monitoram as informações, oferecendo suporte a gestão de negócios. Estes recursos, como padrão, geram estatísticas através de gráficos e, analiticamente, geram planilhas dinâmicas dos resultados obtidos.

Gerenciamento de documentos: alguns sistemas permitem e controlam os documentos digitais ou digitalizados e utilizados diariamente no escritório, permitindo maior segurança no arquivamento e localização dos mesmos.  
      

Controle e contratação de correspondentes: permitem o controle de contratação de advogados ou escritórios terceirizados para realização das atividades propostas.

Timesheet: permite controlar o tempo gasto com um determinado cliente ou processo, com o objetivo de mensurar a produtividade da equipe, cobrança do cliente por tempo de trabalho ou equiparação de contratos.

Workflow: sequência de passos ou procedimentos necessários para automatizar os processos, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que nenhuma etapa seja deixada de lado.

Robôs: permitem que os dados sejam importados para um sistema ou programa externo, ou até mesmo importados para dentro do seu sistema. O objetivo principal é diminuir a necessidade de alimentação ou retrabalho por parte dos usuários.

Workgroup: divisão de informações por áreas, departamentos ou equipes, facilitando e separando os dados a serem trabalhados.

Comunicação com o cliente: permite o atendimento ao cliente, fornecendo dados dos processos ou resposta a perguntas realizadas.

Financeiro integrado: permite controlar os fluxos bancários, importar extratos bancários, controlar as contas a pagar e receber, controle de honorários e despesas processuais.

Comunicação entre jurídico e financeiro: alguns sistemas permitem que o departamento jurídico se comunique com o departamento financeiro, lançando notas, comprovantes ou guias.

Existem vários outros recursos existentes nos sistemas, alguns realmente permitem a otimização do tempo, outros recursos são só a cereja do bolo. Sejam quais forem os recursos que estes softwares jurídicos ofereçam, busque por funções que realmente farão a diferença na sua rotina e que permitam uma implantação real.

Atendimento é a alma do negócio

Podemos concluir que não existe sistema jurídico perfeito.

Então, se você ainda tiver dúvidas sobre qual software jurídico escolher, busque a opinião de profissionais que sejam neutros nesta decisão e procure saber os feedbacks sobre o atendimento e serviço prestado.

Posso dizer que estou a disposição para trocar ideias, compartilhar soluções e lhe mostrar como esse universo tecnológico tem para te oferecer!

A internet é sua maior aliada. Infelizmente, algumas empresas só se preocupam em vender, mas esquecem de investir no pós-venda.

Por isso, analisem cuidadosamente as vantagens e desvantagens de cada sistema, considerem com atenção os pontos abordados neste artigo, questionem, realizem testes.

Ah! E antes que me esqueça, deixo aqui duas sugestões de artigos que te abrirão mais a mente para o momento que estamos vivendo. Basta clicar sobre o tema do artigo que você será direcionado:

Tecnologias que revolucionam a prática e o mercado jurídico

Uso eficaz da tecnologia em época de pandemia

E lembre-se, a decisão que você toma hoje, poderá mudar o rumo do seu escritório amanhã! Vamos juntos nessa jornada?

Sobre o autor

Tiago é mentor em Produção Jurídica e Tecnologia na Éos. Possui vasta experiência como administrador de sistemas. Desempenhou a função de gestor de operações em grandes escritórios de advocacia.

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