Mas, então, o que fazer para otimizar o tempo e ter um espaço organizado e produtivo?

Aprenda a seguir!

Faça a gestão de projetos e otimize seu tempo

Uma das etapas da gestão do escritório de advocacia, baseado no artigo gestão para advogados, mostrar como é indispensável a gestão de projetos.

É imprescindível definir o que deve ser feito, como deve ser feito e qual é o profissional responsável pela tarefa. A partir daí, é possível definir atividades prioritárias para o escritório e para colaboradores específicos, dividindo-as por importância e prazo.

Utilizar um cronograma semanal no escritório pode ser muito útil. Evita esquecimentos, adiamentos e atrasos, fatores que podem influenciar a qualidade das tarefas e o tempo gasto em cada atividade.

É possível também organizar os demais processos em grupos: financeiro, administrativo, atendimento etc. A fim de ter o controle sobre todas as áreas do escritório.

Padronize os cadastros

Padronizar o cadastro de informações é outra maneira de organizar atividades básicas do escritório e otimizar o tempo gasto. E como definir um padrão?

Bem, você pode separar as informações:

• em grupos distintos;
• por pessoa física e pessoa jurídica;
• por atendimento;
• por tipos de contratos/processos;
• por ordem de execução (a fazer, em desenvolvimento e concluído).

Um software jurídico que possibilite o cadastro de clientes, grupos de trabalho e atendimentos, aliás, torna-se muito útil nessa tarefa e na otimização de tempo.

Aprenda, neste link,  como melhorar a gestão de clientes para advogados.

Sequencie as tarefas

Elaborar um sistema otimizado de fluxo de trabalho permite que os advogados compreendam todas as etapas das atividades e as desenvolvam dentro do prazo estipulado.

De modo geral, a sequenciação de tarefas visa dividir um processo ou grupo de processos em várias etapas a fim de atingir determinado objetivo, tal qual acontece nas linhas de produção (ou de montagem) de indústrias.

Isso pode ser feito individualmente, criando uma ordem para apresentar uma contestação, por exemplo, ou de modo coletivo, especificando as etapas a serem seguidas no atendimento aos clientes.

Independentemente da metodologia escolhida para estruturar o fluxo de trabalho, ferramentas como Trello e Asana ajudam a sequenciar tarefas e a gerenciar projetos ou equipes de colaboradores.

Reduza o uso de papéis

A transformação digital não revolucionou somente grandes empresas, mas também pequenos e médios escritórios por meio de elementos como marketing jurídico, atendimento online, trabalho integrado com softwares, aplicativos e outras ferramentas tecnológicas. E claro, a gestão de processos judiciais também mudou! Saiba mais no artigo.

Um dos reflexos dessa transformação é o armazenamento seguro em nuvem. Pequenas mudanças, como utilizar um software jurídico ou o Google Drive para editar, salvar e compartilhar documentos online, já reduz significativamente o uso de papéis.

Isso é fundamental para otimizar o tempo do escritório de advocacia, pois dessa forma qualquer documento pode ser facilmente encontrado e consultado pelos profissionais.

Utilize um software jurídico

Um software jurídico apresenta muitas funcionalidades que visam otimizar a gestão e o tempo do escritório. Veja algumas:

• captura de processos em lote ou por OAB;
• cadastro de clientes e atendimentos;
• acompanhamento de contas a pagar e a receber;
• cadastro de honorários, receitas e despesas;
• criação de modelos prontos de documentos;
• acompanhamento de intimações e tarefas.

Além de tudo isso, há softwares que possibilitam a integração do próprio calendário com o Google Agenda, otimizando o tempo por meio do compartilhamento das rotinas de trabalho e lembretes de prazos de processos, audiências, elaboração de petições etc.

Enfim, vimos que há muitas maneiras de otimizar o tempo do seu escritório de advocacia, não é? Para que as mudanças sejam de fato implementadas, faça um planejamento documentado para cada tópico, assim você saberá por onde começar.

Lembre-se, também, de que é preciso ter intervalos programados entre as tarefas para que você possa se alimentar, ir ao banheiro, acessar as redes sociais ou visualizar o WhatsApp sem prejudicar seu trabalho.

E então, gostou deste artigo? A gestão otimizada do escritório de advocacia é negligenciada por muitos profissionais, mas saiba que é ela que dita o fluxo de trabalho e a produtividade coletiva.