Vale salientar que quando falamos em gestão na advocacia, não falamos somente da gestão da produção jurídica e da controladoria jurídica. Mas abraçamos outros pilares, como gestão de pessoas, finanças, marketing, dentre outros.
Tudo o que estamos atravessando nos últimos 20 dias é a prova de que uma grande mudança cultural está em curso.
Poderíamos escrever centenas de páginas a respeito da transformação digital. Até porque são tantos temas que envolvem esta transformação, que fica até difícil decidir sobre o que falar.
Contudo, um tema que ainda (quase inacreditável), é pauta de discussões, é a transformação do analógico para o digital no que diz respeito à produção de papel propriamente dita. Quase não dá para a creditar que existem escritórios, em Estados que os processos já são digitais há mais de 10 anos, que ainda imprimem o processo eletrônico e montam pastas físicas. Pasmem.
Existem várias estratégias para eliminar o papel em uma organização. É importante provar que o trabalho, e o tempo perdido em um colaborador levantar para ir procurar uma pasta e trazer até a sua mesa, os valores gastos com papel e toner. Ainda, quando aquela pasta está sobre a mesa de um colaborador, nenhuma outra pessoa do escritório pode acessar aquelas informações de forma simultânea. É importante colocar isso tudo em um estudo para comprovar (inclusive com custos) para quem ainda possui resistência com o digital, o quanto de dinheiro e de tempo é desperdiçado, com este comportamento “analógico”.
A grande maioria dos escritórios não sabe. Mas já possui capacidade de armazenamento de documentos digitais, o suficiente para armazenar seus arquivos.
O Gerenciador Eletrônico de Documentos, é repositório em que devem estar todos os papeis, todos os arquivos do escritório. Preferencialmente deve estar salvo na nuvem. O repositório (GED), pode ser do próprio software, ou outro local ligado ao software, com o caminho ligado ao software.
Com os arquivos, documentos e processos digitalizados, ainda é possível armazenar seus arquivos online. Em um ambiente seguro e disponível, em nuvem, por exemplo, e pode acessar qualquer documento quando e onde você precisar dele. É agilidade, economia e segurança. Além é claro da economia de espaço físico.
A informação é o que envolve os dados e o conhecimento, tudo dentro de uma única ferramenta. Esta informação seria o termo que envolve todos os demais conceitos acima, servindo de conexão entre os dados brutos e o conhecimento que se pode obter. Verdadeiros dados com relevância e propósito.
Imagine um software de um escritório com todas as informações do processo cadastradas de forma estratégica (provisionamento, fase correta, etc), todas as publicações, todos os pushs, e-mails trocados com o cliente, todas as tarefas e compromissos agendados entre os colaboradores, e com a estratégia do processo. O que seria isso? Seria o ideal.
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Seria o conhecimento da forma mais pura e ampla ao mesmo tempo. Isto tudo, passa pelo papel? Certamente não.
Seria uma evolução. Um caminho que avança e as vezes volta para um passo atrás no tocante a informação não-estruturada, informação estruturada em papel, informação estruturada em computadores, capital intelectual ou conhecimento. E a simbiose perfeita, o caminho, está em nossas mãos. E passa pelo tratamento da informação estruturada em papel transformada em digital.
Não é de agora
O gerenciamento das informações em papel não é algo recente. Contemporâneo como se imagina. Os governos foram os precursores em realizar este tipo de gerenciamento.
Estudos apontam que os primeiros repositórios de documentos eram sumérios e datam de 5000 a.C. A França no século XVIII, criou um escritório nacional de registros, a Inglaterra no século XIX e os Estados Unidos no século XX. Quando se fala em gerenciamento de informações em papel, o gerenciamento do papel, para esta época, queremos dizer a catalogação, entrada e saída, fichamento, enumeração, etc. Este tipo de gerenciamento do papel seria a bisavó da digitalização.
Somente lá pela década de 40 que as organizações não governamentais, as corporações, empresas iniciaram esta gestão da documentação de forma organizada em unidade de gerenciamento. Na década de 70, foi denominada de Administração de Recursos Informacionais – ARI.
Na obra Ecologia da Informação de Thomas H. Davenport, o autor menciona:
“Este movimento alcançou sua expressão mais completa no governo dos Estados Unidos; a Comission on Federal Paperwork desenvolveu e articulou muitos de seus princípios, que mais tarde foram incorporados pelo Paperwork Reduction Act, a lei para redução da burocracia promulgada em 1980”[1].
Certamente começa a fazer sentido falarmos tanto a respeito de transformação digital. Principalmente quando vemos que passa pela mudança de cultura, pela eliminação de papel, dentre outras premissas. Mas principalmente quando se conclui que não se trata somente de papel, eliminar papel, reduzir a burocracia. Mas sim inclui avaliar e gerenciar o custo da informação, estabelecer maneiras eficazes de armazená-las, de recuperá-las, enfatizando o aumento da consciência organizacional em relação ao uso da informação e de seu valor. E ainda, e principalmente concluir e reconhecer que o papel em excesso resulta na ausência de critérios e de capacidade de gestão da organização. E não apenas um problema de gestão de documentos.
Bom, já entendemos a importância deste movimento, e vimos que não é algo contemporâneo.
Mas é importante salientar neste ponto que para se eliminar o papel, as estruturas de equipamentos, de softwares, de hardwares, estrutura de TI propriamente dita deve ser da melhor qualidade para atender o escritório ou o departamento jurídico. A organização precisa fazer um levantamento da estrutura, e verificar se os investimentos em tecnologia estão condizentes com os objetivos da organização. Todo investimento em tecnologia neste ponto é sempre bem-vindo. Sempre buscando alinhar o TI com os aspectos do contexto da informação geral, conforme destacado acima. A alta qualidade de conexão de redes viabiliza a troca de informações, a alimentação do sistema, ou sistemas, enfim, viabiliza a operação como um todo. Quem trabalha dentro da Controladoria jurídica, principalmente quem realiza os protocolos, deve ter os melhores equipamentos. Sempre sugiro duas telas para toda a equipe (talvez até para todo o escritório). E o controller por vezes possui até três telas para agilizar o trabalho diário.
Em resumo
Cumprir uma rotina com zero papel é mais simples, e imprescindível do que se pensava, indispensável para o tratamento da informação, aumento da produtividade. Além é claro de contribuir para a preservação do meio ambiente.
Contudo, para garantir o sucesso a implantação de uma Controladoria Jurídica inovadora, para alavancar a produção jurídica, com intuito de desenvolver o negócio jurídico, vimos que somente a contratação de toda a tecnologia disponível no mercado, não é suficiente. Mas certamente, a valorização dos profissionais, com as melhores tecnologias e técnicas resultará sem dúvida no sucesso organizacional.
