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05 de setembro de 2022

Que a tecnologia está se tornando o futuro da advocacia já não é uma novidade. Afinal, muitos profissionais experientes do direito estão investindo em ferramentas que possibilitem mais produtividade e economia de tempo em seus escritórios. Mas, como escolher o software jurídico ideal para seu escritório? Descubra neste conteúdo.

  1. Para que serve um software jurídico?
  2. Quais as vantagens de contratar um software jurídico?
  3. Conheça alguns softwares jurídicos de destaque
  4. Ferramentas desktop versus ferramentas web
  5. Outras funcionalidades de um software jurídico
  6. Conclusão

Então, assim como qualquer entusiasta por mudanças e melhorias, você já deve ter se perguntado, ou perguntado aos seus colegas: 

Qual seu software jurídico? Ele é realmente bom? É muito caro? Qual o melhor sistema na sua opinião? O que preciso levar em consideração ao escolher um software? Quais ferramentas são necessárias? Devo comprar o sistema mais TOP do mercado?

Isso despertou a sua curiosidade? Espero que sim! Continue a leitura e se prepare para entender os motivos que tornam um software jurídico extremamente necessário para a sua advocacia.

Para que serve um software jurídico?

Antes de falarmos sobre os softwares jurídicos, vale a pena considerar que muitas pessoas ainda não sabem o que é um software. Sendo assim, saiba que o mesmo pode ser definido como um conjunto de instruções que dão a possibilidade de você controlar aparelhos eletrônicos.

Apesar de parecer algo futurista demais, olhando pelo lado mais cotidiano da coisa, utilizamos softwares em todos os momentos do dia. Como, por exemplo, em nossos aparelhos de celular, em nossos computadores, dentre outros.

Pense em um computador, onde, seus periféricos (mouse, teclado, tela) equivalem ao hardware, porém, sem um programa, esses componentes não saberão como interagir entre si.

É aí que nos introduzimos na advocacia e na necessidade de um software jurídico. Onde, softwares jurídicos são programas de computadores desenvolvidos especificamente para atender a advogados, departamentos jurídicos de quaisquer empresas, assim como escritórios de todos os tamanhos.

Quais as vantagens de contratar um software jurídico?

Listamos abaixo as principais vantagens em utilizar um software jurídico em seu escritório. Confira:

Gestão de processos

A gestão é um dos maiores problemas, não somente em escritórios de advocacia, como também em diversas empresas do mercado. Onde, no momento em que um processo deixa de ser registrado adequadamente, se você não perceber rapidamente, muitos problemas podem atrapalhar ao seu escritório no futuro.

A gestão de processos é essencial. Registrar desde o início de uma atividade até a sua conclusão, assim como quem é o responsável por tal e as demais questões que envolvam os projetos. E você, como o líder eficiente que é, precisa estar por dentro de tudo para que nada se torne um problema no futuro.

Acompanhamento de processos

Assim como citado anteriormente, estar por dentro do andamento de seus projetos e das atividades de seus subordinados é essencial. 
Imagine que você encontre a forma perfeita de trabalhar, realizando os ajustes necessários em atividades e processos, mas no fim o mesmo não chegue a etapa final da forma que você calculou que chegaria. Assim, tendo um controle sobre os seus projetos e processos você consegue garantir que tudo seja feito, “timtim por timtim” na forma que você planejou.

Automação de atividades

Um dos maiores problemas no dia a dia de diversos profissionais é o tempo que uma atividade leva para ser realizada. Por isso considere um e-mail, quanto tempo você imagina que levaria encaminhando um e-mail para cada cliente em sua base de clientes atualmente? 

Pois bem, isso levaria muito tempo, certo? É essa a função de uma automação, a mesma te ajuda a aumentar sua produtividade, conciliando tempo e qualidade.

Gestão do escritório

Gerir um escritório não é um processo fácil, claro, quando se trata de um grupo pequeno de colaboradores, você pode até se sair bem. Mas imagine que o seu escritório está em constante crescimento, com uma entrada de funcionários cada vez maior. Me diga, como você conseguirá dar conta de tudo isso?

Além de garantir sua interação com processos e projetos, um software jurídico lhe garante uma gestão completa ou parcial do seu escritório, seja qual for a sua preferência, seria ótimo ter tudo na palma da sua mão, certo?

Mais controle de prazos

Se você nunca passou pela situação de ter que cobrar de seus colaboradores a entrega de um projeto ou a conclusão de uma atividade, garanto que seu dia irá chegar. Cada vez mais os trabalhos de diversos profissionais estão sendo conectados, como, por exemplo, no marketing, para desenvolver um bom post para as redes sociais, você precisa de um bom redator, assim como de um copywriter, um designer, um analista, dentre outros.

É nessa parte que, ter um controle melhor de prazos pode te auxiliar, sendo assim, ninguém fica prejudicado pelo trabalho de ninguém, já que você estará monitorando tudo e a todo momento.

Criptografia e segurança de dados

A criptografia e a segurança de dados estão cada vez mais dentro do nosso cotidiano, isso graças a diversas leis que surgiram com o intuito de garantir mais segurança para os usuários no mundo digital. Já que, para aqueles que acreditam que a internet é uma terra sem lei, lamento em informar que isso não poderia estar mais equivocado.

Tendo um sistema que lhe garanta mais segurança digita, você poderá ter mais liberdade para atuar no digital, agindo com mais propriedade e realmente se conectando com um público que faça sentido com o seu segmento no direito.

Gestão completa do financeiro

Existem muitos sistemas que dizem garantir a gestão completa do seu escritório ou empresa, porém muitas delas pecam em não auxiliar em questões financeiras, como a sua gestão, por exemplo.

Cuidar do seu financeiro é essencial, desde que seja um escritório de pequeno porte, até sendo um escritório de grande porte, afinal, é graças a essa parte que você consegue se manter ativo(a) no mercado.

Por isso, ter um sistema que além de te garantir todos os benefícios citados acima, prezar por sua gestão financeira é um processo mais do que bem-vindo.

Conheça alguns softwares jurídicos de destaque

É totalmente aceitável, nós, ao longo do tempo, procurarmos por bens ou produtos melhores em comparação com aquilo que já temos. Em relação a ferramentas de trabalho é o mesmo!

Agora aqui vai uma dica de ouro, que nem sempre te falam em um curso de gestão jurídica: “Se você é um advogado que está começando agora, não tente comprar o sistema mais caro ou mais robusto logo de início.” Por quê? É só você lembrar daquela frase: “Menos é mais!”

Essa não é uma regra, mas um sistema mais robusto para alguns, é como dar uma Ferrari para alguém que acabou de tirar carteira. A pessoa não vai usar tudo o que o sistema é capaz de oferecer e vai deixar muita informação sem ser utilizada. Por isso, repito, se for para isso acontecer, é melhor nem ter!

Agora vamos para a pergunta que não quer calar: Qual o melhor sistema jurídico?

Apesar de existirem muitos softwares de qualidade no mercado, vale a pena citar alguns que obtiveram mais destaque nos últimos tempos, e quem sabe dessa forma posso te ajudar no seu próximo passo?

Astrea

O primeiro deles é um software que se propõe a colaborar em diversos processos e atividades em sua rotina jurídica. Seja na gestão de tarefas, onde o mesmo lhe permite a visualização de suas atividades individuais ou as agendadas para todo o escritório, assim como lhe garante a possibilidade de controlar de forma avançada os prazos e a delegação de tarefas para seus colaboradores.

Para garantir que você esteja sempre acompanhando o seu escritório, o Astrea possui uma inteligência artificial que busca por processos do escritório por meio de seu CNPJ, como também pela OAB do profissional que está envolvido na atividade. E caso ainda não se sinta convencido(a), a plataforma lhe permite receber publicações disponibilizadas por Diários Oficiais diretamente na plataforma, criando listas e seleções somente das informações que você deseja receber.

Neste software em específico o acompanhamento de forma automática de andamentos é feito conforme a contratação de créditos, ou seja, quando a funcionalidade é ativada em um processo, você paga o crédito, assim, no momento em que o processo sofre uma baixa, esse crédito torna a ficar disponível para o investimento em outro projeto.

DataJuri

Esse é um software de gestão jurídica que pode ser utilizado em diversos escritórios ou em departamentos jurídicos de empresas. E, assim como o esperado, seu dashboard é alterado conforme as atividades são concluídas. Além disso, o mesmo também mostra informações sobre seus compromissos, como os dias e horários de suas próximas audiências. 

A inteligência artificial desse software jurídico permite que seja feita automação de diversas tarefas ao mesmo tempo, assim como de tarefas repetidas em sua agenda. O mesmo estabelece regras por categorias, assim como prazos finais, para garantir mais exatidão e comprometimento de quem o utiliza.

Além de prezar por realizar consultas automáticas sobre andamentos judiciais, o DataJuri tem integrações por serviços de publicações já utilizados por seu escritório, e mais, o mesmo oferece um teste gratuito por 10 dias, para que você possa considerar se realmente vale a pena para o seu escritório.

EasyJur

Esse é considerado um sistema de orquestração de suas demandas jurídicas, funcionando com machine learning, o sistema é capaz de gerar análises do padrão de julgamentos do magistrado por comarca e tribunal. 

Além desse processo, o software lhe oferece relatórios de indicadores, onde se torna possível analisar sua performance, assim como a performance dos membros de sua equipe jurídica, também lhe mostrando os assuntos e teses com melhor desempenho. 

Já na criação de documentos, o mesmo traz a opção de Legal Design, que se trata de um editor visual que preza por mesclar elementos de texto e de visual, como imagens, que garantem a melhora na compreensão das informações.

Saj Adv

Esse software para gestão jurídica fornece sugestões de modelos de documentos, os mesmos com termos de confidencialidade, pedidos para interdição, recuperações judiciais, além de outros tipos. O mesmo também oferece blocos com textos pré-configurados, personalização de logomarca para o seu escritório, assim como a inserção de dados automáticos.

Já na sessão de atividades, é possível categorizar processos, inserir marcadores que ajudam a identificar cada projeto, podendo utilizar opções de checklist referente às ações que serão executadas, por exemplo. 

Na parte relacionada a gestão financeira do seu escritório, esse software faz a emissão de boletos bancários, tais quais a própria plataforma faz uma pré-análise para evitar possíveis divergências. Já na opção de calendários, o mesmo permite que você faça a visualização individual ou de todo o escritório, inserindo eventos especiais como datas de aniversários, dentre outros.

Ferramentas desktop versus ferramentas web

Algumas pessoas dizem que sistemas de desktop (aqueles que precisam ser instalados no computador) são ultrapassados.

Eu particularmente não estou de acordo, não que estes sejam todos muito ultrapassados, mas a plataforma é completamente diferente. 

O ponto negativo para o sistema desktop é ter que investir em equipamentos ou serviços em nuvem e em rotinas de backup para garantir a completa segurança.

Como pontos positivos destaco que tais sistemas operam de forma local, não precisando da internet para seu completo funcionamento, além do escritório, ter total controle sobre o banco de dados (principalmente se algum dia for necessário a troca do sistema).

O sistema web também possui vantagens e desvantagens. A vantagem de um sistema web é baixo custo de servidor, backups pela empresa fornecedora, acesso fácil em qualquer dispositivo e lugar. Outra vantagem é o acesso facilitado por qualquer dispositivo ou sistema operacional, sem falar da mobilidade do seu acesso, que pode ser feito de qualquer lugar.

A desvantagem é que estes sistemas precisam de internet para que possam funcionar, e, além disso, podem existir certas burocracias sobre os dados nos mesmos, caso o usuário necessite de mudanças de sistema.

Por isso, leia com cuidado o contrato estabelecido com a empresa fornecedora do seu sistema jurídico sobre as especificações, quem é o dono de tais dados, o processo de adquirir informações, pois, algumas empresas dificultam isso ao máximo, justamente para você não deixar de ser cliente das mesmas.

Outras funcionalidades de um software jurídico

Além das funcionalidades anteriormente citadas, vale a pena mencionar mais algumas. Como:

  • Timesheet: Permite controlar o tempo gasto com um determinado cliente ou processo, visando mensurar a produtividade da equipe.
  • Workflow: É a sequência de passos ou procedimentos necessários para automatizar seus processos, de acordo com um conjunto de regras estruturadas.
  • Robôs: Permitem que os dados sejam importados para um sistema ou programas externos. O objetivo principal é diminuir a necessidade de alimentação ou retrabalho por parte dos usuários destes sistemas.
  • Workgroup: É a divisão de informações por áreas do seu escritório ou equipes, facilitando e separando os dados a serem trabalhados nos processos.
  • Comunicação com o cliente: Permite o atendimento ao cliente de forma eficiente e personalizada, fornecendo dados dos processos ou respostas as perguntas realizadas.
  • Comunicação entre jurídico e financeiro: Alguns sistemas nos permitem a possibilidade lançamento de notas, comprovantes ou guias.

Existem diversos recursos existentes nos sistemas, alguns realmente permitem a otimização do tempo, outros recursos são só a cereja do bolo. Sejam quais forem os recursos que estes softwares jurídicos nos ofereçam, busque por funcionalidades que realmente farão a diferença na sua rotina.

Conclusão

Se você tem dúvidas sobre qual software escolher, busque a opinião de profissionais que sejam neutros nesta decisão e feedbacks sobre o sistema.

A internet é a maior aliada que você pode ter. Infelizmente, algumas empresas só se preocupam com o fator vender, mas esquecem de investir em seu pós-venda.

Por isso, verifique cuidadosamente as vantagens e desvantagens de cada sistema, considere com atenção os pontos abordados neste artigo, e claro, realizem testes.

Ah! E antes que me esqueça, deixo aqui uma sugestão de artigo que abrirá mais sua mente para o uso de softwares jurídicos. Clique sobre o tema do artigo para acessá-lo:

Tecnologias que revolucionam a prática e o mercado jurídico

E lembre-se, a decisão que você toma hoje, poderá mudar o rumo do seu escritório amanhã! Vamos juntos nessa jornada?

Sobre o autor

Tiago é mentor em Produção Jurídica e Tecnologia na Éos. Possui vasta experiência como administrador de sistemas. Desempenhou a função de gestor de operações em grandes escritórios de advocacia.

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