29 de junho de 2020

Mas as primeiras perguntas que faço são: Mesmo em home office, é possível ter eficácia nas demandas que temos pendentes? Existem tecnologias já existentes capazes de auxiliar nossas atividades profissionais, mesmo com essa distância?

Eu me chamo Tiago Oliveira, sou mentor de Tecnologia e Inovação na área de Produção Jurídica e atendendo a pedido de vários colegas apaixonados por gestão e direito, trago a você, em forma de artigo, um pouco do que conversamos em um evento realizado aqui pela ÉOS, em conjunto com nossos parceiros da OSYTR e LawVision.

Nova realidade que precisamos aceitar

Mesmo em período de pandemia, temos observado que a gestão é contínua. Embora isolados, podemos dizer com clareza que a necessidade de permanecer organizados e de organizar novas diligências, é fato! Em razão disso, muitos gestores e donos de escritórios, tiveram que rapidamente se adaptarem a este ‘novo formato’. Para alguns, este conceito de trabalho virtual não foi nenhuma novidade, para outros, pareceu se tratar de um universo paralelo somente visto em filmes, gerando um desafio contra o tempo.

Para termos uma noção mais aprofundada de como o home office está ganhando cada vez mais peso, segundo a Revista Pequenas empresas & Grandes negócios1, “77% das pequenas e médias empresas brasileiras adotaram o home office durante a pandemia, ocupando assim o primeiro lugar mundial de trabalho neste tipo de modalidade!” Outra notícia que merece destaque, é que “o Home office deve crescer 30% no país após o coronavírus”, segundo estudo do professor da FGV (Fundação Getulio Vargas) André Miceli2.

Pela pesquisa que lançamos dentro do evento, a grande maioria dos participantes disse que “esta nova forma de trabalhar em casa, foi um pouco turbulenta no início, tendo algumas coisas a serem organizadas”, isso significa que nem tudo virou um caos, tanto é que na sequência perguntamos se manteriam a prática Home office pós pandemia e por incrível que pareça a resposta foi SIM, com algumas mudanças. Em uma pesquisa da Fundação Dom Cabral com a Talenses3, realizada com 375 companhias no Brasil, mais de 70% sinalizaram que pretendem adotar o home office parcial ou integralmente depois da pandemia. Na indústria, essa percepção alcança quase 80% das companhias e em serviços, 89%.

Isso demonstra de forma objetiva, que entramos em uma ‘nova realidade’ e a tendência é que mesmo depois de sairmos do isolamento social, o trabalho virtual e remoto deve ganhar força! Nesta mesma pesquisa, realizada pela Fundação Cabral com a Talenses, os números das empresas entrevistadas reforçam isso, conforme observamos no gráfico abaixo.

Home office – dificuldades observadas x dificuldades não observadas

Como em qualquer atividade que ainda é pouco explorada por alguém ou por uma organização, muitas vezes é necessário que ajustes sejam feitos! Existem situações que nem sempre conseguimos prever, seja por falta conhecimento ou falta de tempo hábil para analisar!

Pensando nisso, abordaremos alguns itens que são fundamentais que sejam analisados, por quem pensa em levar a sério essa prática com total segurança:

Liberação de acesso ao servidor: A primeira situação que foi pensada em um trabalho a distância, foi dar acesso ao servidor para os colaboradores. Existem diversas ferramentas que permitem esse acesso, porém NÃO BASTA SOMENTE “abrir o servidor” para que todos tenham acesso aos sistemas ou documentos, sem a devida segurança. Lembre-se os seus dados são o seu maior patrimônio ativo. Ninguém consegue garantir que seus arquivos não serão contaminados, se a forma como você os acessa, não é segura. Recentemente publiquei um artigo (Segurança de dados na Advocacia. Clique aqui para ler!) que trouxe algumas ideias de como fazer isso, sem medo. Por isso contrate profissionais de TI que sejam qualificados para realizar as liberações ao servidor com as devidas cautelas.

DICA: Confira lá esse artigo, pois sugiro algumas empresas altamente competentes.

Disponibilização de equipamentos: Um item que os escritórios analisam é se seus colaboradores possuem os periféricos necessários para o trabalho de casa. Entretanto o que tem caído no esquecimento é se estes componentes estão com sua total capacidade de funcionamento. Imagine alguém de sua equipe pronto para iniciar uma reunião remota (isso sem falar na hipótese de uma sustentação oral online) e de repente o som simplesmente não sai, quando se descobre o problema já é tarde demais! Por isso é de extrema necessidade testar TODOS os equipamentos para evitar surpresas desagradáveis. Outro ponto que deve ser lembrado é: MANTER o antivírus ativo e atualizado no computador!

Acesso a documentos: É de extrema importância que o colaborador tenha acesso aos documentos e aos modelos de documentos mais utilizados. O desafio é maior principalmente se não se existe uma centralização desses arquivos. Para resolver esta questão, o mais indicado além de trabalhar na cultura do usuário em manter tudo de forma organizada é ter um software capaz de gerenciar não somente as informações como esses documentos também! Ah! Detalhe: A grande maioria desses sistemas de gerenciamento de documentos é online ou a aplicação salva em nuvem!

DICA: Veja o artigo (Como escolher um sistema jurídico), lá existe alguns detalhes imprescindíveis na escolha de um bom sistema.

Comunicação com a equipe: Para que as atividades e o fluxos continuem sendo executados de forma organizada, é fundamental que exista uma boa comunicação com todos os envolvidos na equipe. Essa comunicação constante é vital para que possíveis falhas sejam evitadas ou até mesmo corrigidas. Por isso o ideal é explorar ferramentas que permitem videoconferências, para que todos na equipe se sintam aparadas profissionalmente e saibam que existe sim, alguém que está acompanhando-os.

DICA: Algumas das ferramentas mais utilizadas para comunicação atualmente são o ZOOM, Skype, Hangout Meet, Discord, Microsoft Teams.

Comunicação com o cliente: Algo que deve ser levado em conta é que assim como muitos escritórios estão preocupados com diversos cenários em relação ao futuro, os clientes também estão inseguros! Dê o primeiro passo, entre em contato com seu cliente, dê um feedback explicando o que está acontecendo. Tranquilize-o e mostre que você está sempre à disposição! A tecnologia já permite automatizar certas funções, entre em contato comigo para conversamos sobre o que você pode fazer para facilitar a comunicação com seu cliente!

Produtividade: Esse ponto eu resolvi deixar por último não por ser o menos importante, porém um dos pontos que merece mais reflexão por parte dos gestores! Algo que realmente preocupa é a questão da produtividade. Será que meus colaboradores continuarão rendendo o que esperamos? Aproveito e lanço uma outra pergunta: O que você espera? Segundo uma pesquisa feita, em 31 de maio pelo LinkedIn4, 68% dos brasileiros que estão em casa têm trabalhado pelo menos uma hora a mais por dia, com alguns (21%) chegando a trabalhar até quatro horas a mais por dia. Embora esses números sejam realidade, há algumas exceções de excelentes profissionais, que acabam não rendendo como gostariam, seja por conta de outras atividades que estando em casa precisam realizar ou por dificuldades técnicas.

A que conclusão você chega? Acompanhar as atividades da equipe é super válido, agora exigir a mesma produtividade de quando estão no escritório, não! Até porque as pessoas estão fazendo mais do que antes! Isso que dizer que não devo gerar relatórios ou estatísticas de desempenho da equipe? Pelo contrário, você precisa! A diferença é empregar os resultados da forma correta. Exemplo: Se no geral a equipe mantem um bom ritmo e um ou outro não mantem o mesmo desempenho, ofereça ajuda! Seja você a ajuda que esta pessoa precisa! Entenda o motivo e permaneça a disposição! Se todos na equipe não estão mantendo um bom ritmo, o problema pode ser geral. Este é o papel do gestor! Identificar e ajudar a corrigir a situação.

DICA: Se for necessário adquirir ferramentas para otimizar ainda mais o tempo de execução da equipe, calcule os ganhos e adquira!

Novas ferramentas tecnológicas podem ser a solução

Diversas ferramentas estão sendo desenvolvidas e cada vez mais utilizadas nos escritórios de advocacia. Não raro nos deparamos com uma explosão de palavras novas ou siglas, que resumem toda essa tecnologia: BI (Business Intelligence), ChatBot, KPI (Key Performance Indicator), AI (Artificial Intelligence), OKR (Objectives and Key Results), Dashboards, Robôs de Automação, API (Application Programming Interface), Workflow, Controller, Lawtech, Legaltech, entre dezenas de outros nomes que ficamos até confusos, mas para te ajudar a entender um pouco mais sobre esse universo tecnológico na advocacia, separamos alguns desses novos conceitos:

Dashboards: São painéis de visualização que permitem ao usuário através de uma interface gráfica, analisar e acompanhar os desempenhos relevantes relacionados a um objeto ou processo de negócio.

BI (Business Intelligence): Diferente do que muitos pensam, BI não é uma ferramenta e sim um conjunto de processos que tem como objetivo conceder a informação correta para o usuário. Para que isso seja possível é necessário integrá-lo a um software robusto para que forneça os resultados esperados. Como diferencial, ele permitirá o usuário tomar as melhores decisões.

E uma das empresas que atua fortemente nestes segmentos mencionados acima, é a LAWVISION ®.O principal objetivo deles é ajudar os seus clientes a explorar os dados cadastrados (sejam dados de processos ou informações de pessoas) em seus respectivos sistemas de informação e traduzir tudo isso de forma inteligível para os usuários, trazendo informações úteis para a gestão do negócio.

Algumas das situações reais que o uso de indicadores pode ser a solução:

  • O sistema utilizado pelo escritório possui dados, mas não gera as informações que você precisa;
  • Seus clientes precisam visualizar o valor que seu trabalho gera;
  • Gerar informações para você e seus clientes demanda de muito tempo e esforço;
  • Suas decisões podem ter maior assertividade com dados confiáveis.

E as vantagens de se utilizar uma ferramenta de indicadores, quais são?

  • Aumentar a receita e diminuir gastos;
  • Visualizar indicadores;
  • Reduzir o seu tempo e custo para geração de informações;
  • Tomar decisões estratégicas baseada em dados;
  • Auditar a base de dados e aumentar a confiabilidade das informações;
  • Potencializar seu sistema de informações;
  • Demonstrar o valor do seu trabalho para os clientes;
  • Criar sua própria jurimetria.

Robôs de automação: Se você tem a ideia de que robôs de automação são aqueles protótipos que realizam diversas operações do tipo, lavar, cozinhar, passar e servir aperitivos ao seu dono, está ligeiramente enganado. Neste caso, em especial, os robôs simulam uma interação humana. Ele é capaz de automatizar aquela tarefa repetitiva que você faz diariamente no seu escritório (entrar em algum sistema, buscar uma informação, extrair um dado, cadastrar em outro sistema)… A diferença entre um humano e um robô é que esse executará uma demanda em um tempo muito menor, trazendo ainda mais confiança nos resultados, pois um robô bem programado não comete erros!

Hoje uma das empresas que se esforça em criar soluções neste sentido é a OYSTR. Já possuem diversos robôs em uma mesma plataforma que se conectam com diversos sistemas, entre esses: E-PROC, E-SAJ, PJE, PROJUDI, outros sistemas do próprio tribunal e assim por diante.

Que tipos de robôs podem tornar seu escritório mais eficiente? Podemos listar alguns:

  • Cópia integral do processo;
  • Baixa de intimações com documentos;
  • Ajuizamento de lote;
  • Protocolos em lote;
  • Listagem de processos por CNPJ;
  • Validação da pauta de audiências;
  • Geração de guias em lote;
  • Habilitação de advogados em lote nos processos;
  • Listagem de audiência;
  • Auditoria em movimentações: Baixa, Sentença, Liminar;
  • Movimentação de andamentos e baixa de documentos.

O grande ganho em implantar robôs de automação no seu escritório é fazer com que o advogado consiga direcionar o seu tempo para questões que ‘realmente’ merecem atenção. O objetivo desses robôs não é tirar o trabalho do advogado e sim especializar ainda mais o serviço prestado!

Tire do papel e coloque as ideias e ferramentas em prática

Não basta somente ter boas ideias ou saber que existem ferramentas práticas no mercado jurídico, o grande truque está em colocar as ideias em prática. Se não tiver conhecimento suficiente para isso, procure uma equipe de profissionais que lhe dê a segurança necessária para lapidar essas sugestões e fazer o possível para que a gestão do seu escritório realmente decole!

Ferramentas de nada servem se não forem usadas, ou as pessoas não saberem como usá-las de forma eficiente e eficaz! Por isso, nós aqui na ÉOS, nos comprometemos a usar todo o nosso conhecimento em prol dos resultados do seu escritório.

Acompanhe nossos canais nas mídias sociais, faça uso do material que disponibilizamos constantemente e interaja conosco! Estamos preparados para assumir seus próximos desafios!

Eu, Tiago vou ficando por aqui, mas antes quero agradecer você, por ter lido esse artigo por completo! Pode ter certeza de que eu estarei a disposição para conversar sobre a verdadeira gestão! Forte abraço!

REFERÊNCIAS
177% das PMEs brasileiras adotaram home office durante a pandemia. Pequenas Empresas e Grandes Negócios. Disponível em: <https://revistapegn.globo.com/Administracao-de-empresas/noticia/2020/05/exclusivo-77-das-pmes-brasileiras-adotaram-home-office-durante-pandemia.html>. Acesso em 02 de junho de 2020.
2 Home office deve crescer 30% no país após coronavírus, diz professor da FGV. UOL. Disponível em < https://economia.uol.com.br/empregos-e-carreiras/noticias/redacao/2020/04/06/home-office-coronavirus.htm>. Acesso em 02 de junho de 2020.
3 Processos de admissão onboarding e treinamento Covid19. Talenses. Disponível em < http://online.fliphtml5.com/mngxe/zphf/>. Acesso em 02 de junho de 2020.
4 Brasileiros estão mais estressados no home office. LinkedIn. Disponível em <https://www.linkedin.com/feed/news/brasileiros-est%C3%A3o-mais-estressados-no-home-office-4836924/>. Acesso em 02 de junho de 2020.
Tiago Rodrigues
Sobre o autor

Tiago é mentor em Produção Jurídica e Tecnologia na Éos. Possui vasta experiência como administrador de sistemas. Desempenhou a função de gestor de operações em grandes escritórios de advocacia.

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