Você já observou que a pressão por produtividade tem se tornado cada vez mais forte, mais refinada e mais desafiadora a cada dia?

Enquanto gestor de escritório, núcleo ou área, as cobranças são cada vez mais intensas para fazer o time produzir mais e melhor?  

Já fez investimentos em sistemas, alta tecnologia e mesmo assim continua com a sensação de que ainda há muito o que fazer para chegar ao padrão de desempenho almejado?

Já se sentiu desconfortável por saber que faz parte do seu papel, como gestor e líder, elevar a produtividade individual e do time, mas não tem mais a menor ideia do que fazer de diferente para chegar lá?

Pois bem, você não está sozinho! A boa notícia é que com práticas simples, porém eficazes – dado que são alicerçadas em metodologias testadas e comprovadas – é possível sim elevar o patamar de desempenho e produtividade do seu time!

Produtividade é fazer mais com menos. É ter o foco no que importa, olhando para a eficiência, para a eficácia e para a efetividade.

Eu sou Erika Lotz, Mentora de Capital Humano da Éos Inovação na Advocacia e estou aqui para tratar desse tema que é de suma relevância para o seu escritório: a produtividade.

Produtividade, que quando em curva ascendente e com rigoroso critério de excelência é foco de alegrias, rentabilidade e posicionamento do negócio jurídico. Mas quando em curva não tão ascendente assim pode ser foco de ansiedade e estresse, tanto para o gestor, quanto para todo o time.

Conheça agora as 7 chaves de ouro da produtividade e transforme o dia a dia do seu escritório de advocacia.

Os 7Cs da Produtividade

1.   CLAREZA

Clareza é a qualidade do que é expresso de uma forma inteligível ou que se percebe facilmente, e, portanto, é a primeira chave da produtividade. Quanto mais clara a criação mental, maiores as chances de êxito na criação física.

A clareza permite saber para onde desejamos ir, os resultados que vamos atingir e as entregas que vamos oferecer ao cliente externo e interno e ao plano estratégico de desenvolvimento e posicionamento do escritório.

Clareza em gestão se dá em três dimensões: organizacional, do grupo e individual.

A clareza na dimensão organizacional

É construída pela cúpula do negócio com o planejamento estratégico. Macro orientado, de longo prazo e que define a razão de ser do negócio por meio da definição da Missão, da criação e compartilhamento da Visão e dos Valores que, além de dar propósito e sentido ao escritório, determinam as estratégias a serem adotadas para fazer o negócio prosperar.

Pense comigo, o desenho das estratégias de um escritório cuja Visão é ser o maior em referida área de atuação é bastante diferente do escritório cuja Visão é ser o melhor em determinada área de atuação.

A Visão fundamenta a tomada de decisões estratégicas que orientarão a elaboração dos planos táticos, ou seja, em nível de núcleos e também no nível operacional.

A clareza em dimensão do grupo, núcleos ou áreas

É essencial para a produtividade.  Não é raro encontrarmos profissionais de elevada performance inserido em uma área cuja produtividade é questionável. É fundamental que o profissional tenha o olhar sobre a produtividade resultante da soma dos talentos. Penso que, um time que não tem a clareza de propósito sobre o resultado conjunto dos esforços é pouco producente.

Portanto é fundamental que o gestor construa a visão clara sobre o que é esperado do time, que apresente os indicadores quantitativos e qualitativos, tenha OKRs bem definidos e que sobretudo, acompanhe e monitore o caminhar do grupo. Assim, poderá agir de modo a atuar sobre inconformidades, oferecer feedbacks sólidos e produtivos e corrigir a rota rumo ao lugar desejado e não apenas se conformar com o “que pena, não chegamos lá!”.

A clareza na dimensão individual e operacional

Remete sobre o quanto específicas e adequadamente definidas estão as atribuições de cada cargo. Quais são as entregas? E as competências comportamentais e técnicas essenciais ao exercício da função? Quais são os OKRs do cargo?

Todas essas respostas e outras informações relevantes, quando registradas na ficha técnica do cargo, oferecem norte ao profissional que tem a clareza sobre suas entregas e ao gestor que tem a clareza de como acompanhá-las.  

Escritórios de alta performance conhecem muito bem a relevância de investir em políticas de gestão de pessoas os alicerces para a construção de todas as práticas se encontra neste documento.

A ficha técnica de cargo é um documento que registra todos os requisitos técnicos do cargo, em termos de reporte; extrato hierárquico; conhecimentos específicos que o profissional deve ter para atuar com excelência técnica na área; o que é requerido pelo cargo em termos de domínio de informática entre outros.

Também registra o conjunto de soft skills, competências comportamentais, alicerçadas na inteligência intrapessoal e interpessoal, necessárias para o desempenho de alta performance do profissional.

E por último, mas não menos importante, a ficha técnica do cargo registra todas as atribuições daquele cargo.  

Assim é possível elencar que a ficha técnica oferece clareza dado que:

• contratações: elenca os requisitos técnicos e perfil profissional requeridos para o desempenho do cargo em caso de novas contratações e oferece.
• desempenho: permite que o profissional saiba exatamente quais são as suas atribuições e entregas.
• capacitação: permite identificar as necessidades de treinamentos técnicos e comportamentais para o fortalecimento da performance.
• avaliação de desempenho: oferece critérios claros para que o gestor possa avaliar as pessoas do time e oferecer a elas um feedback respeito, amoroso e assertivo.
• auto avaliação: oferece ao profissional a oportunidade de balizar os resultados de sua entrega com a expectativas do escritório e traçar caminhos para o desenvolvimento.
• acompanhamento de performance: oferece ao gestor e ao profissional elementos para a criação do Plano de Desenvolvimento Individual – PDI e a recontratação das metas para o próximo ciclo.
• impacto na gestão de processos: indica a necessidade de Procedimento Operacional Padrão (POPs).

 Vale enfatizar que a clareza passa também pela definição dos fluxos e a elaboração dos referidos POPs.   Os POPs asseguram a limpidez do processo e a padronização sobre as tarefas, clarificando e orientando o passo a passo para a realização das mesmas.

Os POPs promovem a qualidade, a agilidade e afastam passos e etapas desnecessárias, impactando assim de forma altamente positiva a produtividade.

Em resumo, a clareza é o primeiro passo, pois como já alerta o ditado popular “é muito mais fácil correr quando se sabe para onde correr”.

2.   COMUNICAÇÃO

A segunda chave da produtividade está na comunicação. Ter no papel o registro das políticas, estratégias, planos, códigos de ética e conduta é de fato de suma importância.

Mas o ciclo não está completo se elas não estiverem claras e internalizadas em todo o time. Portanto, quer produtividade? Desenvolva a habilidade de comunicar!

Comunicar, do latim comunicatio, tornar comum. E, vale o alerta de que existe um abismo entre falar e comunicar. Você pode falar inúmeras vezes, mas se não se comunicar.  

Comunicar é fazer sentido.  As pessoas respondem de acordo com o próprio mapa de mundo.  O grande desafio da comunicação é fazer sentido no modelo mental do outro, dado que o resultado da comunicação não é aquilo que o emissor intencionou comunicar, mas sim aquilo que receptor apreendeu.

E atenção! Não vale atribuir a responsabilidade ao outro. Justificar que “eu falei, mas ele não entendeu”. O que vale é encontrar estratégias de enviar a mensagem e assegurar que ela foi de fato compreendida.

Uma forma elegante e eficaz é solicitar ao interlocutor que fale como entendeu a mensagem. Isso oferece oportunidade de identificar e tratar possíveis distorções, omissões e generalizações que certamente, quando ocorrem impactam de forma não positiva na produtividade.

Lembrando também que a escuta ativa é a chave de ouro da comunicação. Ouvir com atenção o que é dito, trocar julgamentos por perguntas que tenham o objetivo de esclarecer contribui de sobremaneira a transmissão clara da ideia ao outro.

3.   COMPETÊNCIA

Competências são sinergias entre conhecimentos, habilidades e comportamentos. As competências impactam diretamente nas entregas e no nível de excelência daquilo que é produzido.

Colocar a pessoa certa no lugar certo, ou seja, trazer o profissional com o conhecimento técnico, características e competências comportamentais requeridas pelo cargo é essencial para a satisfação deste profissional no cargo e por consequência, para a produtividade.

Daí a relevância da gestão da porta de entrada no escritório de advocacia e da gestão do desenvolvimento profissional. Feedbacks bem colocados, fundamentados com elegância e respeito, assim como rodadas de acompanhamento de performance e PDI criam a cultura do aprendizado e da melhoria contínua.  

4.   CONGRUÊNCIA

Congruência é semelhança ou equivalência de características; de essência correspondente; conformidade. Igualdade ou exatidão ao propósito que se destina. Semelhança entre as partes de um todo; coesão, harmonia.

A congruência é chave da produtividade quando oportuniza o alinhamento dos valores do profissional aos do escritório – fit cultural. É essencial olhar para os valores, pois eles impactam diretamente na motivação e na satisfação para com o trabalho.

Por este motivo é tão importante também que exista a vivência de “walk the talk” ou seja, o andar e o discurso – políticas do escritório para desenvolvimento, remuneração e retenção estejam em sintonia.

5. CONCENTRAÇÃO

Ambiente propício a concentração, assim como a adoção de práticas e métodos que permitam imersão e foco são essenciais para atividades eminentemente intelectuais e burocráticas.

Interrupções, desconforto acústico, ausência de método, dificuldade de manter o foco e estabelecer prioridades, comprometem de forma severa a produtividade.

Interrupções, verdadeiras vilãs da produtividade, têm diversas raízes. Mas, as interrupções que me parecem mais comuns são aquelas fruto da falta de um determinado dado que complete a informação.

Se esse for o caso, cultivar a atenção de modo a assegurar que está enviando bloco completo de informações e uma simples revisão dos dados pode operar milagres! 

Mas, a experiência mostra que interrupções também tem a gênese na necessidade de aprovação e ou insegurança técnica, que ocorre quando um membro do time recorre frequentemente a outro para validar as decisões.

Interrupções desta natureza podem ser minimizadas, com treinamentos técnicos específicos de modo a empoderar a equipe que, com segurança técnica poderiam seguir com o andamento das tarefas.

O olhar investigativo a raiz das interrupções e a adoção de medidas para reduzi-las ou eliminá-las é fundamental para criar ambiente propício a concentração

Outro ponto que favorece a concentração é o cuidado com o conforto acústico e a ergonomia física do trabalho. Temperatura inadequada, posto de trabalho que não atende as especificações da ergonomia física e conversas que roubam o conforto acústico, também são vilões para a concentração.

Um olhar acurado para o conforto físico e uma conversa franca sobre o cuidado com pares no sentido de promover o conforto acústico pode contribuir significativamente para a construção de um espaço coletivo de concentração e produtividade.

Outro aspecto que favorece a concentração é o estabelecimento de prioridades e agir sobre elas. Um olhar amoroso sobre o uso do tempo e os comportamentos em relação a e-mails, redes sociais entre outros pode ser revelador sobre hábitos que levam embora a concentração.

Fazer uma coisa de cada vez, manter-se longe de telefones e e-mails a fim de minimizar distrações, desenvolver o hábito de elencar prioridades e agir sobre elas já no início do expediente, dedicar-se ao planejamento do dia afim de reduzir os “incêndios” são comportamentos que abrem espaço e favorecem a concentração. 

Outra boa prática que favorece a concentração é a adoção de técnicas de gerenciamento de tempo, a exemplo da Tríade do tempo.  A técnica considera tempo em três esferas: a da importância; a da urgência e a esfera circunstancial. 

Com isso, favorece a tomada de consciência sobre o uso do tempo e oportuniza a mudança de hábitos em relação ao uso deste tão importante recurso, à medida que podemos identificar:

• O que de fato tem importância na vida e que promovem satisfação e realização por meio de resultados positivos em curto, médio e longo prazo:
•   O que tem prazo para ser feito e cujo prazo está acabando ou já terminou e, portanto, precisamos agir imediatamente;
• E, quais as atividades e tarefas desnecessárias, que consomem tempo e não produzem resultados e que, portanto, podem ser reduzidas ou eliminadas.

Mas, além de técnicas de gestão do tempo para favorecer a concentração, enfatizo fortemente a necessidade de adotar técnicas que promovam a gestão da energia, por meio da adoção de pausas breves, em intervalos determinados.

As pausas se justificam em virtude da fisiologia – os ritmos ultradianos – ciclos de 90 a 120 minutos, durante os quais o corpo deixa lentamente um estado de energia para mergulhar num fosso fisiológico.

Ao fim de cada ciclo o corpo requer um período de recuperação. Dificuldade de concentração, bocejo, fome inquietação são sinais de que o corpo está pedindo a pausa.

Ao ignoramos os sinais e continuarmos no trabalho não apenas não conseguimos ter a devida concentração, como também vamos entrando numa espécie de reserva de energia, cuja capacidade remanescente vai se esvaindo com o passar do dia (SCHUWAERTZ & MC CARTHY, 2018).

Alicerçada nos ciclos ultradianos, temos a técnica Pomodoro, que consiste em gerenciamento de tempo que usa a ideia de blocos de tempo de dedicação exclusiva (a uma determinada tarefa) intercalados com pequenas pausas entre eles.

O objetivo principal da técnica é fornecer um passo a passo (processo) simples e de fácil execução para aumentar a produtividade por meio da conclusão de tarefas importantes que precisam ser realizadas.

Os benefícios da técnica vão além de aumentar o foco e a concentração ao reduzir as interrupções. Fortalece a consciência da tomada das decisões; impacta na satisfação da realização do trabalho concluído; dá um passo fora na procrastinação; encoraja sua decisão de agir para concluir pequenos passos, preserva a energia mental por meio de pausas obrigatórios, entre outros. (https://estudoesquematizado.com.br/pomodoro/)

6. COMPROMETIMENTO  

O profissional comprometido é aquele que toma a decisão de ir além do padrão de desempenho estabelecido, e empreende ações com foco em fazer mais e melhor.  É o profissional que investe energia em melhorias contínuas e busca a superação que resulta em alta performance e resultados sustentáveis para o negócio (GRAGMINA, 2017).

Embora a palavra comprometimento possa gerar diferentes interpretações à luz de valores e expectativas pessoais, o profissional comprometido é facilmente reconhecido, pois atende demandas com prontidão, assertividade e agilidade.

E o resultado do comprometimento são comportamentos tais como os listados a seguir:

• Adota a cultura de fazer certo desde a primeira vez
• Revisa documentos antes de enviá-los aos clientes, assegurando a veracidade e a confiabilidade das informações neles contidas
• Faz entregas de excelência atentando ao rigoroso cumprimento de prazos
• Interessa- se em conhecer as necessidades dos clientes externo e interno, procurando meios de atendê-los
• Estabelece indicadores de performance e os monitora frequentemente
• É receptivo às críticas e as utiliza como pontes para o aprendizado e melhoria contínua
• Adota olhar apreciativo sobre os resultados indesejados e agilmente aprende com eles de modo a aprimorar o seu desempenho.
• É persistente na implementação das soluções.

O comprometimento faz com que o profissional zele pela qualidade técnica e excelência de cada entrega que realiza. É o motivo que o impulsiona a agir com foco nos objetivos organizacionais tendo em vista o sucesso do cliente de forma ética.

Mas atenção! O florescimento do comprometimento só ocorre em sua plenitude se o escritório utilizar o fertilizante do “7º C”: Cultura de Aprendizagem!

7. CULTURADA QUALIDADADE E DE APRENDIZAGEM

A cultura da qualidade olha fortemente aos processos. Busca “falhas” em processos e não em pessoas. A cultura de aprendizagem se refere especificamente a como o seu escritório trata o erro.

O erro é visto como motivo para “puxar a orelha” ou o erro é visto como um chamado para o ajuste com foco na aprendizagem? Eis aí, meu caro, a chave de ouro da produtividade!

A cultura de aprendizagem é aquela que fomenta o desenvolvimento e trata o erro como uma oportunidade de avaliar as ações e redefinir estratégias. O erro nada mais é que um sinalizador de que algo precisa ser feito de forma diferente da próxima vez.

Gestores inteligentes utilizam o erro de forma a recontratar comportamentos e redefinir e alinhar estratégias, o que faz com que de fato desenvolvam o time.

O desenvolvimento profissional pede oxigênio, espaço e terreno fértil oferecidos pela parceria generosa com gestores e pares de modo a levantar os aprendizados com o resultado da situação indesejada e, desenvolver estratégias de ação a serem adotadas dali para frente de modo a produzir diferentes resultados.

Escritórios que tratam o erro como punição tendem a criar profissionais medrosos, sem iniciativa e proatividade, dependentes da aprovação do gestor e com foco em agradar para não tomar bronca. E meu caro, acredite, isso não é nada bom!

A cultura da aprendizagem oportuniza a ampliação do mindset. Feedbacks respeitosos e feedforwards inteligentes e claros, contribuem para que o profissional se desenvolva de forma saudável emocionalmente, tenha a confiança para assumir riscos e para florescer em competências e produtividade.

Muito bem! Se algum dos Cs fez sentido e você gostaria de desenvolver em seu escritório, entre em contato conosco que queremos conhecer a sua dor e contribuir com estratégias e metodologias para mitigá-las.

Grande abraço!

Referências

GRAGMINA, M. R. Gestão por competências. Ferramentas para avaliar e mapear perfis. Rio de Janeiro: Alta Books, 2017.

SCHUWAERTZ T. ; MC CARTHY, C. Administre sua energia, não o seu tempo. Gerenciando a si mesmo. Harward Business Rewiew. Rio de Janeiro: Sextante, 2018.

TECNICA POMODORO. Disponível em https://estudoesquematizado.com.br/pomodoro/ / acesso em maio de 2019