ADVOCACIA 4.0

Bem vindos à advocacia 4.0! Da era digital, da inteligência artificial, da jurimetria, proteção de dados, das fintechs e lawtechs, e dos escritórios de advocacia que, necessariamente, trabalham com uma controladoria jurídica.

É realidade na maioria dos escritórios de advocacia a utilização de, pelo menos, um software para gestão de processos, produção jurídica e acompanhamento das operações.

A operação de um escritório jurídico exige planejamento, organização e métodos específicos para se obter os melhores resultados no que diz respeito à produção jurídica e tudo o que a cerca.

Dada a modernização do setor jurídico, considerando a crescente conversão das informações do meio físico para o digital e a automação na produção técnica, nada mais sensato do que acompanhar a implementação dessas tecnologias e usá-las, também, como ferramentas de gestão.

PLANEJAMENTO É TUDO

Antes de adentrarmos no universo da controladoria jurídica é preciso dar um passo atrás. O referido setor exige profundo estudo e planejamento prévio à sua implantação e, para isso, é importante fazer criteriosamente a gestão de toda a operação.

É imprescindível definir estratégias e traçar um cronograma para instalação e operação da Controladoria Jurídica.

Nas palavras de um dos teóricos da administração, “Estratégia é o que importa para a eficácia da organização, seja do ponto de vista externo, em que salienta a pertinência dos objetivos face o meio envolvente, ou do ponto de vista interno, no qual salienta o equilíbrio da comunicação dos membros da organização e a vontade de contribuir para a ação e para a realização de objetivos comuns.” (BARNARD, C. The function of the executive. Boston: Harvard University Press, 1938.)

Você também pode conferir aqui COMO A ESTRATÉGIA IMPACTA NO SUCESSO (OU FRACASSO) DO SEU ESCRITÓRIO, artigo escrito pelo mentor de Estratégia e Marketing, Valdemiro Kreusch Jr.

GESTÃO DA OPERAÇÃO

A gestão da operação é o termo lato sensu, a visão macro sobre determinado negócio. Neste contexto é feito o planejamento que antecede a gestão da informação e a instalação da controladoria, termos stricto sensu.

Neste primeiro momento, de delimitação de estratégias, é que serão definidos alguns dos instrumentos com os quais a gestão trabalhará:

1. Indicadores de desempenho (KPI’s);
2. Relatórios;
3. Software a ser utilizado, suas ferramentas e funcionalidades;
4. Desenho dos fluxogramas e ajustes dos caminhos pelos quais informações percorrerão;
5. Definição de quem, quantos e quais funções serão assumidas pelos colaboradores que a Controladoria conterá, entre outros.

A gestão da operação é a prática da estratégia, está ligada à antecipação de cenários e planos de ação a serem desencadeados neles (SCHNAARS, Marketing Strategy, 1991).

Neste sentido, imaginando a realidade do escritório, serão elencadas todas as adversidades que podem ocorrer no fluxo do trabalho e, a cada uma delas, será prevista mecanismos de segurança para garantir fluidez de execução no nível esperado.

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Em sequência, é necessário realizar a gestão da informação, isso significa adotar medidas de proteção de dados.

Neste segundo momento serão definidos no nível tático alguns pontos fundamentais para garantir a segurança, tais como:

1. perfis de usuários, ou seja, quem tem acesso ao que;
2. Onde e como se armazenam as informações, arquivam-se contratos;
3. Como ocorrerá a estão de documentos (GED), protocolos, documentos originais;
4. Monitoramento de backups;
5. Servidores, contratação de suporte de T.I., entre outros.

É necessário fazer guarda não somente do hardware, mas dos softwares. Uma atuação preventiva faz toda a diferença na qualidade da informação e na proteção dela. Estes são detalhes que agregam valor ao serviço prestado aos clientes.

CONTROLADORIA JURÍDICA

A controladoria jurídica é, como o próprio termo sugere, responsável por fazer o controle de uma série de atividades relacionadas ao mundo jurídico.

O setor opera estipulando critérios de padronização e parametrização de procedimentos e dados, os quais todos os colaboradores do escritório e usuários do software interno devem seguir, a fim de que não hajam dúvidas ou conflito de informações.

Realiza consultoria sobre a operação do software para os outros setores e mensura os diversos indicadores de performance (KPI), apresentando através de relatórios, informações concretas de rendimento do escritório num plano geral e, também pormenorizado, da equipe jurídica.

Define, ainda, metas de prazos para salvaguardar o cliente de erros irremediáveis ou mesmo perda na qualidade do serviço prestado pelo escritório.

A implantação desse setor de controladoria serve como principal ferramenta de gestão, garantindo segurança na prestação dos serviços ao fazer a gestão de todas as informações.

A controladoria, em sua atividade fim, se apresenta como uma assessoria do advogado, ela entra em ação em diversas fases de um processo, a exemplo:

• Já na fase pré processual, criando todos os cadastros no software;
• Posteriormente distribuindo as publicações e ditando os prazos:
• Faz o controle e cobrança dos mesmos;
• Realiza os protocolos eletronicamente ou fisicamente
• Elabora guias de pagamento;
• Contrata correspondentes;
• Agenda sustentações orais ou despachos;
• Realiza o levantando alvarás;
• Faz todas as conferencias;
• Arquiva a documentação física;
• Acompanha andamentos a fim de antecipar informações pra equipe jurídica e para os clientes.

Este setor realiza um trabalho paralegal, que dá suporte ao corpo jurídico (áreas técnicas), puro do direito, assumindo papel imprescindível no fornecimento de informações que serão utilizadas na tomada de decisões do escritório.

A controladoria jurídica não é um setor independente, pelo contrário, se correlaciona com os demais, e por isso é importante ficar demonstrado perante o escritório que esta área não é sinônimo de burocratização, e sim de um canal descomplicado de troca e levantamento de informações.

Ela atua executando e gerenciando todas as atividades previamente planejadas e orientadas na gestão da operação e informação, operacionalizando trabalhos administrativos, retirando-os das mãos do advogado, para que este tenha seu trabalho técnico otimizado.

TODO ESCRITÓRIO PRECISA DE UMA CONTROLADORIA JURÍDICA

A maioria das atividades de controle, e as de planejamento também, inevitavelmente ocorrem em qualquer escritório. Não há como imaginar um único advogado que não tenha que realizar sua própria gestão do tempo e da questão financeira.

Resta a duvida: Em todo escritório deve haver uma controladoria jurídica instalada?

Que o fluxograma de trabalho de um escritório precisa ser controlado, isto é fato! A manutenção das atividades de escritório depende de método, controle e revisão.

Considerando o volume de publicações e produção jurídica de cada escritório faz-se necessária a instalação de um departamento com a figura de um controller e outros colaboradores que o auxiliem.

Tratando-se de escritórios pequenos e de pouco fluxo, é sempre interessante concentrar as atividades gerenciais em 01 colaborador, para garantir o cumprimento da execução e atuação corretos conforme padrão estabelecidos pela gestão da operação e informação.

BENEFÍCIOS DE TER UMA CONTROLADORIA JURÍDICA

A Controladoria Jurídica é o setor que fará um balanço de qualidade, ela quem apresentará em números se o escritório está cumprindo metas, em qual tempo, com que qualidade, se está sobrecarregado ou se há colaboradores demais para a carteira que se tem, se o nível de produção jurídica é qualificado, se investimentos feitos têm dado retorno ou se justificam.

Com todos esses indicativos, os setores financeiros e de planejamento estratégico poderão realizar tomadas de decisões mais assertivas e que impactarão, positivamente, todo o escritório.

A maior dificuldade na implementação e manutenção de uma controladoria é que isso demanda tempo e não é possível se ausentar das rotinas diárias, principalmente dos prazos, para que isso seja feito.

Se você identifica que seu escritório demanda uma reorganização estrutural, redefinição de estratégias, parametrização de software e padronização de procedimentos, além de melhor gestão e proteção de informações, é sempre interessante realizar um diagnóstico acompanhado por uma consultoria, que poderá realizar melhores detalhamentos e projeção de estratégias enquanto o trabalho do dia a dia acontece.

Você também pode conferir aqui ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA. SERÁ QUE UMA CONSULTORIA TRARÁ RESULTADO PARA O MEU ESCRITÓRIO? artigo escrito pelo mentor de Estratégia e Marketing, Valdemiro Kreusch Jr.