ArtigosProdutividadereuniões improdutivas

Quem nunca ligou para alguma empresa ou algum escritório pedindo para falar com alguém e a resposta foi exatamente:

– Desculpe, mas ele não pode atender, está em reunião!

Em certos momentos, para quem está do outro lado da linha, chega a ser desanimador ouvir isso. Querendo ou não, acabamos (por mais que sejam mínimas), criando certas expectativas com a conversa. Senão não teria motivo para ligar!

Esmiuçando esta breve situação, podemos destacar várias facetas envolvidas. A pessoa realmente estava em reunião? Ou essa era só uma desculpa para não atender determinadas pessoas? Se na ligação era um cliente, o feedback será dado posteriormente a ele? A quantidade de ligações para um escritório é realmente grande a ponto de encontrarmos maneiras de dispensar contatos indesejados? O que esta atitude ensina para as demais pessoas? Que estou sempre ocupado? Ou voltando na possibilidade de se tratar somente de uma fuga verbal, mostra que é válido algumas mentiras que parecem inofensivas? E por último, fazendo referência ao livro Estou em Reunião, do escritor Christian Barbosa, “as reuniões realmente fazem a diferença ou são longas e ineficientes, desperdiçando o tempo que poderia ser usado para atender uma simples ligação?”

O importante é não procrastinar

Embora a procrastinação, ou o hábito de deixar para depois, não soe bem aos nossos ouvidos, é um comportamento mais comum do que se imagina. Se refere a uma auto sabotagem, simplesmente adiando o que poderia ser feito. Então quando não queremos conversar com alguém ou não queremos atender alguém, na maioria das situações, estamos fugindo de situações e alguns casos, nos esquivando de resolver possíveis problemas.

A questão é que tentamos ‘ganhar tempo’, quando na verdade estamos criando mais problemas, que poderiam ser evitados ou diminuídos, fazendo com que percamos mais do nosso tempo ou tempo de outros.

Por isso meu amigo, aqui vai minha primeira dica: “Quanto mais cedo você atender uma ligação, mais rápido resolverá o assunto e menos estressadas as pessoas ficarão!”

O valor de um feedback

Recentemente fiz uma Live para um grupo de advogados e uma situação que foi levantada era justamente a dificuldade que tinham em dar o retorno necessário que um cliente ou pessoa exigia.

Precisamos ter uma comunicação clara e objetiva, ao repassar as informações para alguém. Se não soubermos responder ou não soubermos de mais detalhes sobre o que nos é questionado, basta responder que iremos procurar e obter as respostas necessárias, mas de nada adiantará atendermos uma ligação, se não cumprirmos com o que prometemos.

No mundo empresarial, a falta de comunicação poderá acarretar problemas tão grandes, nos tornando incapazes de resolvê-los, sem deixar graves sequelas.

Neste aspecto minha segunda dica é: se antecipe! Não espere outros te ligarem para cobrar um retorno! Não espere seu cliente ligar para lhe perguntar o andamento do processo. Seja proativo, dê o primeiro passo.

Existem diversos recursos ou programas que podem ajudar você nesta tarefa, desde gerar um lembrete para você até enviar informações automaticamente para seus clientes.

Informações claras fazem a diferença

Já pensou e repensou os procedimentos que são executados internamente no seu escritório? Consegue dizer se todo e qualquer procedimento é claro e objetivo a ponto de diminuir as dúvidas e não as aumentar?

Terceira dica: Se coloque no lugar de quem receberá a informação. Assim como citado no exemplo do tópico anterior, de nada valerá criar todo um fluxo que dê aos clientes informações atualizadas, se as informações não forem claras, trazendo assim mais dúvidas do que antes.

As atitudes formam o caráter

Podemos dizer que o caráter é mais do que um conjunto de características morais e éticas e sim uma pessoa que busca criar valores que o tornarão reconhecido e admirado por outros. Lembro me das palavras ditas por Charles Chaplin: “Não se mede o valor de um homem pelas suas roupas ou pelos bens que possui, o verdadeiro valor do homem é o seu caráter, suas ideias e a nobreza dos seus ideais.”

O que estamos ensinando para os outros, quando pedimos que estes criem desculpas? Ensinando que podemos quebrar regras morais? E se isso se tornar um hábito e fizerem isso conosco? Facilmente poderemos criar círculos viciosos. Hoje uma desculpa que parece inofensiva, amanhã evoluirá para que?

Quarta dica: Demonstre seu real valor, preze e defenda o que você acredita. Certo médico no passado escreveu: “Quem é fiel no mínimo é também fiel no muito, e quem é injusto no mínimo é também injusto no muito”. Os outros serão contigo, o que você é com eles.

Reuniões improdutivas, tempo perdido

Pare e pense em quantas reuniões você participa na semana. O tempo todo são abordados assuntos que geram resultados? Há quem diga que metade do tempo em reuniões é gasto de forma improdutiva. Agora pense nas coisas que você poderia estar fazendo no lugar de um momento como esse. Atender ligações, responder ao cliente ou colega, gastar mais tempo pesquisando e se preparando para os processos, isso sem contar no acúmulo de trabalho que poderia ser evitado.

Infelizmente alguns fazem reuniões somente para mostrar poder ou para mostrarem que estão trabalhando, ou fazem reuniões improdutivas para investigarem os verdadeiros culpados pela falta de feedback em relação aos clientes, ou reuniões extensas que não possuem um planejamento prévio. Tudo isso toma muito tempo!

Por isso repasso a vocês uma quinta e última dica, para acabar com reuniões improdutivas:

  • Evite tratar de muitos assuntos – isso parece prático, mas na realidade comprometerá o rendimento da conversa e prejudicará o andamento da reunião.
  • Defina um objetivo – estabeleça quais os resultados que deverão ser alcançados nesta reunião. Assim será mais fácil conduzir a conversa para o desfecho desejado.
  • Nomeie um condutor – Passar a liderança temporária de um interlocutor para outro, não transforma a reunião em um arranjo ideal, pelo contrário só prejudica, visto que não se controla a pauta e o horário, permitindo que o foco seja facilmente perdido.
  • Seja pontual – Toda reunião precisa ter horário para começar e horário para terminar e isso precisa estar muito claro para todos. O ideal é não ultrapassar duas horas. Isso faz com que as pessoas não percam a atenção. Mantenha um relógio visível para todos os presentes.

Por isso meus amigos, seja verdadeiro! Mostre-se disposto a resolver problemas! Agindo assim não somente ganhará o respeito e admiração de quem está ao seu redor, mas conquistará muito a atenção de quem está do outro lado da linha.

Autor:

Tiago Oliveira

Atua como Gerente de Projetos na ÉOS Inovação na Advocacia. É Mentor em Tecnologia e Inovação. Ampla experiência como administrador de sistemas. Cursou Bacharelado de Sistemas de Informação, 2010 (Faculdade Expoente) e é especializado em Gestão de Projetos (OPET). Atuante há mais de 13 anos na área, implantando fluxos, gerenciando rotinas departamentais e automatizando métodos de trabalho, chegando a presidir aulas na Fundação de Estudos Sociais do Paraná (FESP).

Deixe uma resposta

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Post comment