28 de setembro de 2020

Olá, meu nome é Tiago Oliveira, sou mentor e especialista em gestão da produção e tecnologia aqui na ÉOS e hoje quero ajudar você a retomar o controle da sua vida profissional. Por isso, resolvi trazer esse assunto para você! Nós estamos vinculados a rotinas desde o momento em que acordamos até quando vamos dormir, ou seja, todo o tempo que estamos conscientes fazemos parte de atividades que se repetem constantemente.

Querendo ou não, todos nós, em um momento ou outro, podemos entrar nesta fase de ‘piloto automático’, mas precisamos tomar muito cuidado com isso. Precisamos estar mais inseridos no conceito mindfulness ou, em outras palavras, ter atenção plena, estar presente da forma mais consciente possível. A questão é que, por mais atentos à tudo o que ocorre a nossa volta, nem sempre adotamos a metodologia correta.

Pense no seguinte: Você está no seu escritório, juntamente com seus colegas de trabalho, porém, não existem métodos pré-definidos. Cada pessoa faz o que quer, onde quiser, tomando as decisões que considera serem relevantes. Qual o resultado? Conflitos! Afinal, isso é um verdadeiro absurdo! Alguns podem dizer que não tem como trabalhar desta forma… Só que é exatamente isso o que acontece quando não existe uma metodologia adequada de trabalho.

Organize o seu dia

Não há nada melhor do que chegar ao final do dia e saber que atendeu bem os seus clientes, conseguiu administrar com excelência seus processos e que cuidou de todas as necessidades de sua equipe. Isso realmente exige muito esforço!

Em alguns momentos, questionando outros colegas de trabalho sobre suas rotinas, obtive no geral a seguinte resposta:
– … vou resolvendo as demandas conforme elas vão aparecendo. Em alguns momentos, eu começo a ler meus e-mails, em outros sou chamado para participar de uma reunião que não estava planejada e, às vezes, começo a peticionar, a analisar os recortes do diário, isso sem contar quando sou avisado sobre uma audiência no dia!
– E sobre os seus clientes?
– Vez por outra, eles aparecem aqui sem marcar horário, então preciso pausar as atividades de algum advogado e atender o cliente.
Se já aconteceu contigo, você sabe o que é isso?
Infelizmente, isso também é falta de metodologia definida ou é sinal de uma metodologia mal aplicada.

O que é Metodologia? Para que serve?

É o estudo dos caminhos para se chegar a um determinado fim. Assim, concluímos que metodologia é a explicação detalhada e exata de toda ação desenvolvida. Engloba o detalhamento de tudo o que será necessário para execução de uma atividade, desde os recursos, etapas, pessoas envolvidas e revisão das rotinas adotadas. Ela está intimamente ligada ao planejamento estratégico que é feito.

Veja um exemplo:

Objetivo: Acompanhar o cliente a uma audiência.
Planejamento: Sair do escritório a tempo de chegar 1 hora antes da audiência marcada.
Metodologia: Dois dias antes da audiência vou marcar uma reunião de instrução para meu cliente, juntamente com as testemunhas, para discutimos alguns detalhes sobre o processo. Nesse mesmo dia, faço uma revisão geral do caso. No dia seguinte, peço para minha secretária ligar para meu cliente e para as testemunhas dele, com o objetivo de relembrar o horário para a audiência. Também procuro separar os documentos necessários. Por fim, defino um horário que me dê uma boa margem de segurança, para chegar com pelo menos 1 hora de antecedência para o início da audiência.

Mas, qual a importância de colocarmos uma metodologia em prática? Precisamos que as coisas funcionem! Se não nos planejarmos, a chance de tudo dar errado é muito grande! E nós simplesmente não queremos que nada dê errado, embora possa surgir algum imprevisto que venha prejudicar alguma parte da execução de tarefas. Isso é um fato, precisamos de uma metodologia adequada.

Não adianta você chegar na audiência sem seu cliente ou marcar uma reunião de instrução em cima da hora. Embora cada caso seja diferente, é necessário que você mantenha, na maioria das vezes, sempre a mesma sequência, senão você se perde!

Existe uma maneira certa de fazer as coisas?

Podem existir várias maneiras corretas para chegar a um resultado! É claro que algumas levarão mais tempo do que as outras, seja por um número maior de execuções ou por conta da pessoa que está executando. O legal é que você pode criar a sua própria metodologia de trabalho.
Se você se aprofundar no assunto, encontrará várias metodologias que poderá aplicar no seu dia a dia. Agora, independente de qual metodologia escolher, você precisa se manter fiel ao que é proposto e, para isso, não adianta abrir brechas, não importa quem é a pessoa que está solicitando. É claro que existem exceções que devem ser analisadas.
Para que você consiga iniciar uma metodologia própria, sugiro abaixo alguns métodos que realmente podem funcionar:

Metodologia Kaizen

Essa é uma metodologia criada na década de 50 no Japão, e uma das prioridades utilizadas neste conjunto de métodos, independente da tecnologia existente ou valores investidos, é o envolvimento das pessoas em meio ao projeto. Todas as pessoas, sem exceção, podem contribuir para melhorar o ambiente de trabalho. É agradável trabalhar em um lugar onde todos contribuem para elevar o nível operacional ou o nível gerencial do escritório.
O Kaizen está ligado diretamente a mudanças. Sem mudanças não existe melhoria.

É proposto nesta metodologia, que todos os dias existam mudanças na forma como o trabalho é realizado. O desafio é de pelo menos uma mudança diária. Isso exige que se tenha a atenção voltada para os detalhes executados na rotina, sem perder o foco principal.

Os 10 mandamentos da Metodologia Kaizen:

Eliminar desperdícios: Existe desperdício de tempo? Desperdício de recursos? Consegue identificar onde está o desperdício? Em alguns momentos não paramos para pensar se nossas atividades estão gerando muitos gastos. Consegue revisar todo o seu dia e analisar se em algum momento você consegue economizar?

Melhorias graduais: Não adianta mudar tudo radicalmente só para dizer que mudou. Mudança não é sinônimo de melhoria, a não ser que tais mudanças venham a otimizar seu tempo ou recursos. Devem ser analisado vários fatores antes de qualquer mudança. Alguns usam aquele dito popular: “Em time que está ganhando não se mexe”. Contesto! Em time que está vencendo se mexe sim, para continuar ganhando… Não é porque os procedimentos estão sendo bem feitos, que não precisa analisar a possibilidade de melhorar ainda mais.

Envolvimento de todos os funcionários: É necessário que TODOS se sintam parte integrantes do time, desde o operacional, passando pelos gestores e chegando até o topo da pirâmide organizacional. Por isso, é de grande importância que TODOS se sintam estimulados ou instigados a SEMPRE fazer mais e melhor. Do contrário, se as mesmas pessoas são solicitadas a executar as demandas, o efeito pode ser desastroso.
Estratégia de baixo custo: Investir dinheiro não significa sucesso na sua metodologia. Já escutou frases do tipo: “Eu só gastei dinheiro e não tive nenhum resultado”? Comece a analisar os recursos que geram baixo custo de investimento. Se o serviço oferecido não é o que você quer, aumente o investimento aos poucos.

Aplicável em diversos os lugares: Poderá executar estes processos de modo que possa ser replicável em todos os departamentos do escritório? Comece a construir o fluxo dentro de um departamento e posteriormente vá estendendo isso a outros departamentos.

Se for necessário algum ajuste, esse é o momento, porém, sempre pense de forma macro, ou seja, em todo o escritório.

Mostrar transparência de procedimentos e valores: A transparência aplicada no meio dos negócios pode gerar uma série de benefícios, entre estes, uma firme e forte confiança. Quando mostramos de forma clara os procedimentos a todos, principalmente aos demais gestores, podemos identificar mais rápido as possíveis falhas e desperdícios que existem, corrigindo a tempo de qualquer efeito reverso.

Atenção voltada ao local onde se executa o procedimento: O local de trabalho é um local adequado onde se agrega determinado valor ao projeto? As pessoas conseguem se concentrar neste local? Imagine o controller e seus assistentes lançando prazos e outros compromissos, em meio a um lugar onde todos entram e saem na hora que bem entendem! Se houver falha de agendamento, quem será responsabilizado? Acredito que não há muito mais o que falar aqui, por isso, é necessário analisar o local de forma estratégica, contribuindo para o serviço de todos.

O foco deve estar voltado a melhoria dos processos: É importante que o executor pense detalhadamente em cada procedimento a ser realizado, afinal, são os processos que orientarão todas as demais etapas. Esse processo realmente faz sentido existir? Ou executar tal demanda dentro de um fluxo não faz diferença alguma? Portanto não perca o foco! Mantenha a mente voltada para a realização dos procedimentos.

Priorizar as pessoas: Quando foi a última vez que seus colaboradores receberam treinamento? Quando foi a última vez que você conversou com eles individualmente com o objetivo de entender o que eles estão passando no ambiente de trabalho ou se possuem novas ideias para aprimorar a forma de trabalho?

No geral, são as pessoas que estão no olho do furacão que realmente sabem como acontece nos mínimos detalhes.

Priorize seus colegas. Estimule e valorize o trabalho em equipe. Repito o que já havia mencionado antes: Permita que TODOS se sintam parte do time, isso fará que todos fiquem moralmente mais motivados a agir e os resultados variam desde a autodisciplina até a melhor qualidade de serviço prestado!

Ah! Outra coisa… Neste quesito, destaco também a forma como você vê seus clientes. Para você, eles são somente um caso a mais ou você os atende como se fossem exclusivos? Como é o seu feedback a eles? Seu escritório consegue manter um contato constante com cada um? Pense nisso, é fundamental enxergamos o cliente como pessoa, afinal, é ele que te ajudará a trazer novos clientes!

Aprenda fazendo: Não se julgue se não souber de tudo! Não desanime se algo não funcionar como deveria. Em alguns momentos, investimos tempo para executar determinadas tarefas que, infelizmente, acabam não geram os resultados esperados. Por isso, procure por informações! Identifique e reconheça que você precisa de ajuda! Solicite o auxílio de especialistas!

Nós, aqui na ÉOS, nos capacitamos e nos especializamos, justamente para que nossos clientes elevem o nível de gestão. Nós treinamos e orientamos as equipes, para que estas se tornem fortes, com alto poder de planejamento, execução e decisão. Até porque, nossos projetos possuem um cronograma (início, meio e fim), para que nossos clientes vejam os resultados e consigam resolver os novos desafios sozinhos.

Você precisa copiar a metodologia de outra pessoa?

Aí que vem a melhor parte: Você pode criar a sua própria metodologia!

Nem sempre o que funciona no escritório do seu vizinho, pode ser replicável no seu! Por isso, entenda TODOS os aspectos envolvidos, faça uma análise de quais setores estão vinculados à demanda que você pretende controlar. Depois, desenhe um fluxo do início ao fim! Não sabe criar um fluxo? Não tem problema! Nós temos um curso prontinho que te explicará desde como motivar a equipe, evitar a procrastinação (o famoso hábito de deixar tudo para depois) até quais ferramentas usar para criar fluxogramas e como reproduzir isso tudo na prática. Converse com nossa equipe comercial. Eles te darão todas as informações necessárias.

Acabou por aí? Não! Essa é só a primeira fase! A fase da análise! Agora é a parte mais emocionante: É a fase de ‘mãos na massa’! E a parte que o projeto precisa ser colocado em prática! Treinar… Executar… Observar as falhas… Corrigir… Executar… Continuar observando… e depois de tudo OK, correr para o abraço e partir para a próxima!

Não tente fazer tudo de uma vez só! Faça por partes… É necessário que você tenha todas as etapas bem definidas e que elas sejam realizadas.

E os benefícios? Quais são, caso eu aplique uma metodologia assim no meu escritório?

Essa pergunta renderia mais um artigo completo, porém, resolvi destacar pelo menos quatro itens:

Mudança e transformação na cultura do seu escritório: Trabalhar a cultura das pessoas exige paciência! Não se mudam os hábitos da noite para o dia! Especialistas dizem que, para algo se tornar um hábito, é necessário repeti-los por 21 dias seguidos, mas tudo varia de acordo com o que é proposto! A boa notícia é que em algum momento se você continuar incentivando sua equipe, a mudança acontece e permanece de forma natural.

Otimização de recursos e otimização de tempo: Eu te forneço a fórmula correta. Encontre as pessoas com a disposição correta, mais tempo para ensiná-las, mais as ferramentas tecnológicas necessárias, junto com uma pitada de bom planejamento e uma boa dose de boas metodologias e bons fluxos. O resultado será menor tempo na execução das suas atividades, gastando menos e fazendo mais!

Resultados claros: Todos perceberão a mudança! Isso ficará visível para sua equipe, até mesmo para seus clientes. Mantenha o foco nas atividades, os resultados terão somente uma consequência: o sucesso!

Colaboradores motivados: Não há nada mais prazeroso no mundo corporativo do que ver seus colaboradores ativos, dispostos e animados para a execução da tarefa. O clima fica mais leve, o controle fica mais prático e o trabalho é feito com mais facilidade, pois, seus colaboradores saberão quais serão os próximos passos que deverão ser tomados!

Então, aproveito e concluo este artigo dizendo: Sem métodos adequados no seu escritório, pode até ser que você consiga alguns bons resultados, mas você terá a expertise necessária de mantê-los?

Vou ficando por aqui… mas caso você queira discutir mais sobre esse e outros assuntos, estaremos sempre abertos para trocarmos novas ideias.
Grande abraço.

Tiago Rodrigues
Sobre o autor

Tiago é mentor em Produção Jurídica e Tecnologia na Éos. Possui vasta experiência como administrador de sistemas. Desempenhou a função de gestor de operações em grandes escritórios de advocacia.

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