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23 de abril de 2019

Isso parece um verdadeiro absurdo! Alguns podem dizer que não tem como trabalhar assim… Verdade! Só que é exatamente isso que acontece quando não existe uma metodologia adequada de trabalho.

Como você pode organizar o seu dia?
Eu desejo muito que você consiga controlar bem o atendimento aos seus clientes e administrar com excelência seus processos, pois isso realmente exige muito esforço!

Conversando com alguns colegas, perguntei a eles:

  • Como é a sua rotina de trabalho?

A resposta foi: – Ah Tiago! Eu vou resolvendo as demandas conforme elas vão aparecendo. Às vezes eu começo a ler meus e-mails, às vezes sou chamado para participar de uma reunião que nem sempre estava planejada, às vezes começo a peticionar, a analisar os recortes do diário, isso sem contar as vezes que sou avisado sobre uma audiência no dia!

  • E sobre os seus clientes?
  • Às vezes eles aparecem aqui sem marcar horário, preciso pausar as atividades de algum advogado e atender o cliente.

Se isso já aconteceu contigo, meu amigo leitor, sabe o que é isso?

Infelizmente isso é falta de metodologia definida ou de uma metodologia mal aplicada.

O que é Metodologia?
É o estudo dos caminhos para se chegar a um determinado fim. Assim concluímos que metodologia é a explicação detalhada e exata de toda ação desenvolvida. Engloba o detalhamento de tudo o que será necessário para execução de uma atividade, desde os recursos, etapas, pessoas envolvidas e revisão das rotinas adotadas. Ela está intimamente ligada ao planejamento estratégico que é feito.

Veja um exemplo:

Objetivo: Acompanhar o cliente a uma audiência.

Planejamento: Sair do escritório a tempo de chegar 30 minutos antes da audiência marcada.

Metodologia: Um dia antes da audiência vou marcar uma reunião com meu cliente e com as testemunhas para discutimos alguns detalhes sobre o processo. No mesmo dia faço uma revisão geral do caso. No dia seguinte, peço para minha secretária ligar para meu cliente e para as testemunhas dele, afim de relembrar o horário para a audiência. Por fim vou separar os documentos necessários para levar, sairei do escritório às 10:30 horas, chegando lá aguardarei até sermos atendidos.

Qual a importância de se aplicar uma metodologia no trabalho?
Justamente para que as coisas realmente funcionem!

Não adianta você ir na audiência, sem avisar seu cliente sobre o compromisso ou marcar uma reunião com ele só depois da audiência. Embora cada caso seja realmente diferente é necessário que você mantenha na maioria das vezes, sempre a mesma sequência, senão você se perde!

Existe uma maneira certa de fazer as coisas?
Podem existir várias maneiras corretas para chegar a um resultado. É claro que algumas levarão mais tempo do que as outras, seja por um número maior de execuções ou por conta da pessoa que está executando. O legal é que você pode criar a sua própria metodologia de trabalho.

Se você se aprofundar no assunto, você encontrará várias metodologias que poderá tranquilamente aplicar no seu dia a dia. Agora independente de qual você escolhe, você precisa manter-se fiel ao que é proposto e para isso não adianta abrir brechas.

Para que você consiga iniciar uma metodologia própria, sugiro abaixo alguns métodos que realmente podem funcionar:

Metodologia Kaizen
Uma das prioridades utilizadas neste método, independente da tecnologia existente ou valores investidos, é o envolvimento das pessoas em meio ao projeto. Todas as pessoas, sem exceção, podem contribuir para melhorar o ambiente de trabalho.

O Kaizen está ligado diretamente a mudanças. Sem mudanças não existe melhoria.

É proposto nesta metodologia que todos os dias, exista mudanças na forma como o trabalho é executado. Pelo menos uma mudança diária. Isso exige que se tenha a atenção voltada para os detalhes executados na rotina, mas não perdendo o foco principal.

Os 10 mandamentos da Metodologia Kaizen:
Eliminar desperdícios. Existe desperdício de tempo? Desperdícios de recursos? Consegue identificar onde estão os desperdícios?

Melhorias graduais. Não adianta mudar tudo radicalmente só para dizer que mudou. Mudança não é sinônimo de melhoria, somente aquelas que otimizam o tempo ou os recursos, dependendo do seu objetivo.

Envolvimento de todos os funcionários. Desde o operacional, passando pelos gestores e chegando até o topo da pirâmide organizacional.

Estratégia de baixo custo. Investir dinheiro não significa sucesso na sua metodologia. Já escutou frases do tipo: “Eu só gastei dinheiro e não tive nenhum resultado”? Comece a analisar os recursos que geram baixo custo de investimento. Se o serviço oferecido não é o que você quer, aumente o investimento aos poucos.

Aplicar em todos os lugares. Poderá executar estes processos de modo que possa ser replicável em todos os departamentos?

Mostrar transparência de procedimentos e valores. Isso faz com que possíveis falhas e desperdícios fiquem visíveis aos olhos de todos.

Atenção voltada ao local onde se executa o procedimento. É um local adequado onde se agrega determinado valor ao projeto? As pessoas conseguem se concentrar neste local?

O foco deve estar voltado a melhoria dos processos. É importante que o executor pense detalhadamente em cada procedimento a ser realizado, afinal são os processos que orientarão todas as demais etapas.

Priorizar as pessoas. Sejam seus colaboradores ou sejam seus clientes. Destacamos a necessidade de treinamento, trabalho em equipe, elevação da moral e da motivação pessoal, além da autodisciplina, melhor qualidade de serviço e incentivo a novas ideias.

Aprenda fazendo. Não se julgue se não souber de tudo! Não desanime se algo não funcionar como deveria. Procure informações! Procure ajuda de especialistas! Identifique e reconheça que você precisa de ajuda! Se necessário, reinicie o mapeamento.

Você precisa copiar a metodologia de outra pessoa?
Não necessariamente, você pode sim criar sua própria metodologia! Pode apresentar todo o seu projeto ou apresentar partes dele! É necessário somente que você tenha todas as etapas bem definidas e que elas sejam realizadas.

Quais os benefícios posso ter em aplicar uma metodologia adequada?
Pensando nisso posso citar logo de início, quatro resultados positivos:

Mudança e transformação na cultura do seu escritório.

Otimização de recursos e otimização de tempo.

Resultados claros e rápidos.

Colaboradores motivados.

Então concluo, que independente da metodologia que irá executar, pense nisso não como consequência, mas como os primeiros passos a serem dados, a fim de chegar ao sucesso!

Sem um método adequado na sua rotina ou na rotina de sua empresa, pode até ser que você consiga bons resultados, mas com certeza não será capaz de mantê-los!

Tiago Rodrigues
Sobre o autor

Tiago é mentor em Produção Jurídica e Tecnologia na Éos. Possui vasta experiência como administrador de sistemas. Desempenhou a função de gestor de operações em grandes escritórios de advocacia.

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