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06 de setembro de 2021 9 minutos de leitura

Se você ainda não se acostumou com um mundo BANI (Frágil, Ansioso, Não linear e Incompreensível), talvez seja o momento de parar para uma reflexão.

Advogados de todo o mundo são conhecidos pela resistência à adoção de novas tecnologias. Curiosamente, este não é um privilégio apenas brasileiro.

Em meados de março de 2020, sem aviso, escritórios de todo o Brasil fecharam suas portas e passaram o seu pessoal para o trabalho em home-office.

Todos foram obrigados a aderir às tecnologias, seja para acessar o sistema de gestão do escritório, ou mesmo para fazer reuniões a distância com clientes internos e externos.

Para espanto de muitos advogados e gestores jurídicos, as coisas continuaram funcionando, em alguns casos, a produtividade foi até maior.

Depois de quase dois anos nesta modalidade de trabalho, estamos vivenciando outro momento desafiador: a volta às atividades presenciais.

Uma coisa é certa, depois da água derramada é difícil colocá-la de volta no copo.

O trabalho remoto veio pra ficar?

Inúmeras dúvidas pairam sobre cabeças preocupadas dos gestores de escritórios de advocacia: trabalho remoto, presencial, híbrido, qual o melhor?

Conforme pesquisa realizada pela Loeb Leadership, empresa de desenvolvimento de líderes, com sócios e gestores jurídicos, 98% dos dirigentes de bancas entrevistados aprovaram o teletrabalho.

Além disso, 77% destes dirigentes afirmaram que o experimento foi “altamente bem-sucedido”.

Já uma pesquisa realizada pela Robert Half, empresa multinacional de recrutamento, aponta que aproximadamente 80% dos profissionais entrevistados gostariam de manter o trabalho remoto com alguma frequência.

A mesma pesquisa apontou outro dado interessante: 49% dos profissionais de escritório entrevistados afirmaram ter melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, por não necessitarem de deslocamento diário.

Um outro dado, este até mais alarmante, revela que que 40% das pessoas consideram a opção de recusar uma oportunidade de trabalho se o trabalho for somente na modalidade presencial. Dados levantados pela consultoria internacional Korn Ferry.

Afinal, devemos voltar ao trabalho presencial, aplicar um regime híbrido ou manter o time remoto?

É inevitável a todos os escritórios a criação de políticas de flexibilização da maneira como trabalham, inserindo na rotina o trabalho remoto.

O que você encontrará neste artigo:

– O mundo mudou, seu escritório não pode continuar sendo o mesmo;

– O que a felicidade tem a ver com a produtividade da sua equipe;

– Como construir uma Advocacia Remota;

– O sucesso do Trabalho Remoto;

– A comunicação no ambiente híbrido;

– Quais as vantagens em adotar o Trabalho Remoto em um escritório de advocacia

O mundo mudou, seu escritório não pode continuar sendo o mesmo

O retorno às atividades presenciais requer uma série de cuidados, não apenas sanitários, mas de readaptação da vida ao novo momento.

Aqueles que ainda não foram contaminados pelo coronavírus não querem expor sua saúde e a de seus familiares e preferem continuar fazendo o distanciamento, trabalhando de suas casas.

Já aqueles que foram imunizados estão mais a vontade para voltar à vida quotidiana, mas não querem abrir mão da qualidade de vida.

Alguns escritórios já encaram a possibilidade de deixar um pequeno staff presencial e manter toda a operação remota, tendo apenas alguns momentos de reunião presencial, uma versão híbrida.

Outros, mais arrojados, decidiram adotar a tecnologia de maneira mais robusta e consideram manter 100% da equipe trabalhando à distância, tornando seus escritórios digitais.

O fato é que estamos vivendo numa versão beta de tudo e o momento é de muita reflexão e planejamento.

Aquilo que se sabia pode não ser mais adequado e será necessário aprender a desaprender para reaprender.

Assim o mundo jurídico vai se readequando, se reinventando e aprendendo a viver em um mundo BANI (Frágil, Ansioso, Não linear e Incompreensível).

A verdade é que o mundo mudou com a pandemia e o seu escritório não pode fazer de conta que nada aconteceu e voltar ao modelo anterior, como se nada tivesse acontecido.

O período da pandemia fez com que as pessoas percebessem que são mais produtivas quando em trabalho remoto (74%, segundo a pesquisa), pois tem a liberdade de trabalhar nos momentos em que possuem maior energia e a partir de um local que lhe gere maior produtividade.

Ficaram evidentes alguns aspectos que até então duvidava-se, como a eficiência tecnológica, a produtividade em ambiente não corporativo e, principalmente, a liberdade com responsabilidade.

O que a felicidade tem a ver com a produtividade da sua equipe?

Um estudo recente realizado pela Universidade de Warwick descobriu que a felicidade levou a um aumento de 12% na produtividade, enquanto trabalhadores infelizes se mostraram 10% menos produtivos. 

Um dos responsáveis pela pesquisa ainda aponta que o resultado foi ainda mais impressionante, chegando a um aumento de 37% da produtividade dos colaboradores mais felizes, no Google.

Outro estudo, realizado pela Universidade da Califórnia, ratifica tais resultados e aponta que um trabalhador feliz é, em média, 31% mais produtivo, três vezes mais criativo e vende 37% a mais em comparação com outros.

A felicidade, além de aumentar a produtividade, também leva a um maior envolvimento da equipe, fazendo-a mais atenta às necessidades dos clientes assim como aos processos e sistemas da empresa, com colaboradores mais presentes e engajados com o propósito da empresa.

Colaboradores felizes são mais fiéis à empresa e tendem a permanecer mais tempo na organização, fatores que trazem às organizações maior produtividade e lucratividade.

Você deve estar se perguntando: Ok, mas o que a felicidade tem a ver com o trabalho remoto e a Advocacia Remota?

Tudo!

A pesquisa realizada pela Korn Ferry, citada no início deste artigo, apontou que 55% dos entrevistados ficaram estressados apenas por pensar no fim do home office, e o retorno ao trabalho presencial.

Não podemos fechar os olhos para este número e simplesmente voltar ao trabalho presencial, tal como era no período pré-pandemia.

Os escritórios de advocacia precisam repensar seu modo de operar.

A empresa Owl Labs realizou uma pesquisa com trabalhadores de idade entre 22 e 65 anos.

A pesquisa constatou que funcionários que trabalham regularmente de forma remota são mais felizes e ficam com suas empresas por mais tempo do que aqueles que ficam 100% do tempo na sede da empresa.

Como motivos para a felicidade de trabalhar remotamente, os entrevistados disseram:

– 91% melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal;

– 79% maior produtividade/melhor foco;

– 78% menos estresse;

– 78% não precisar de deslocamentos.

Como construir uma Advocacia Remota

Remoto é um mindset. Não significa, necessariamente, que você não deve ter um escritório físico, mas que ele é apenas uma opção para o time.

Imagine a seguinte cena: Um escritório com uma equipe de 20 pessoas. Destas, 15 preferem trabalhar presencialmente e 5 remotamente.

Como lidar da mesma maneira com as pessoas que estão dentro e fora da sede da empresa, dando as mesmas condições a todos?

Na sua opinião, no caso de uma reunião desta equipe, qual das alternativas abaixo seria a mais adequada?
  1. Os 15 se reúnem na sala de reuniões e cada um dos 5 entram remotamente;
  2. Os 15 entram na reunião remotamente, cada um de sua sala, e os outros 5, entram remotamente de suas casas ou do local em que estiverem;
  3. Todos do escritório são convocados a estar presencialmente na reunião.

Se você respondeu a letra b, acertou.

O remoto, distribuído, deve ser assumido como padrão, assim, a estrutura deve considerar o trabalho remotoprimeiro.

No caso acima, ainda que apenas 25% da equipe esteja em trabalho remoto, este deve ser o padrão adotado para que tudo funcione adequadamente, pois a experiência dos trabalhadores deve ser a mesma, independentemente de onde estejam.

Colocando o modo de trabalho remoto em primeiro lugar no seu escritório de advocacia, você criará as condições necessárias para que toda a equipe esteja alinhada, sem privilegiar aqueles que estejam ali, presencialmente.

Para que tudo funcione bem, os fluxos devem ser desenhados considerando que toda a equipe esteja remota, assim como as comunicações e trocas de documentos, acesso aos materiais de trabalho, participação nas tomadas de decisões, atualização sobre mudanças e novidades etc.

O ambiente digital se transforma na plataforma principal do escritório, é uma verdadeira virtualização da estrutura física.

Por falar em estrutura física, esta deve ser apenas um ponto de apoio, opcional para aqueles que preferem estar em um ambiente corporativo.

O sucesso do Trabalho Remoto

Enquanto uma pessoa tem seu pico de energia e produtividade pela manhã, outra pode encontrar esse pico no período noturno.

Alguns podem preferir trabalhar de um ambiente corporativo, enquanto outros sentem-se mais produtivos trabalhando da praia ou do sítio.

O trabalho remoto significa muito mais do que trabalhar de casa, mas exercer suas atividades a partir de qualquer lugar, em qualquer horário, aproveitando o melhor das pessoas, em seus melhores horários e em ambientes que lhes deixam felizes para fazer o que precisa ser feito.

Obviamente que há situações em que a equipe, ou parte dela, precisa estar ativa em horários específicos, mas isso deve acontecer de maneira programada e organizada.

O trabalho remoto parte do princípio de que os colaboradores assumem um papel de protagonismo em suas atividades, com autonomia e liberdade aliadas à responsabilidade.

Para que esse protagonismo ocorra, de fato, cabe a todos os membros da equipe uma mudança de mindset, tanto dos gestores quanto dos colaboradores.

Outro elemento que precisa ser desenvolvido por gestores jurídicos, para garantir o sucesso da Advocacia Remota, é o saber delegar.

Delegar não é apenas passar a responsabilidade sobre uma determinada tarefa a alguém, mas dar clareza sobre o objetivo, o que se pretende, prazo, quais os entregáveis e o método para a realização.

Realizando a delegação de maneira adequada e dando liberdade para o colaborador executá-la, certamente os resultados surpreenderão.

Desta forma, o comando e controle, que é um padrão comum em escritórios de advocacia, dá espaço à autogestão, alinhada à cultura organizacional.

Para isso acontecer, cabe ao gestor ter pleno conhecimento das pessoas que integram a equipe, seus respectivos perfis e motivadores.

Gerir um negócio tem muito mais a ver com conhecer e cuidar de pessoas do que criar indicadores e sistemas para mensurar o trabalho, e na Advocacia Remota isso também é verdade.

A comunicação no ambiente híbrido

A comunicação é ponto fundamental, não só no trabalho remoto, mas também no ambiente corporativo presencial.

Como já dissemos anteriormente, a regra é pensar no ambiente remoto primeiro e, neste sentido, a comunicação é peça fundamental neste processo.

Estamos acostumados com a comunicação presencial, imediata, síncrona. Uma mensagem de WhatsApp não respondida imediatamente é interpretada como uma afronta.

Acontece que esta não é, definitivamente, a melhor maneira, tampouco o melhor canal para a comunicação corporativa.

Uma empresa deve, tanto quanto possível, fugir dos imediatismos e trabalhar com planejamento e organização. Compartilho a seguir uma matriz que lhe ajudará a organizar e priorizar as atividades em seu escritório.

O ideal é que as atividades estejam, o máximo possível no quadrante Importante / Não Urgente, ou seja, agendado e planejado.

Obviamente que situações emergenciais surgem ao longo do dia, mas estas devem ser a exceção.

A organização traz a possibilidade de utilização de uma outra forma de comunicação, não presencial, não imediata, assíncrona.

Um exemplo muito comum de comunicação assíncrona é o e-mail, pois não se espera uma resposta imediata do interlocutor. O problema do e-mail é a dificuldade para sua organização e busca de informações. Quem nunca perdeu um e-mail e está procurando até hoje. (rsrsrs)

Vale salientar que há uma série de ferramentas adequadas para viabilizar a comunicação assíncrona, seja por mensagens de texto, vídeo e áudio.

A comunicação assíncrona respeita o tempo do outro, assim como está de acordo com o planejamento de atividades da equipe e do escritório.

Imagine a seguinte cena: Um escritório tem sede em São Paulo e filial em Rio Branco, no Acre, que está 2 horas atrasado em relação ao fuso horário de Brasília. Esperar que uma mensagem enviada as 8h pelo escritório de São Paulo seja respondida antes das 10h da manhã é ilusório.

Este é um caso típico em que a comunicação assíncrona funcionará perfeitamente, pois no momento em que o escritório do Acre estiver ativo, a mensagem será lida e respondida.

Se o trabalho remoto se propõe a permitir que as pessoas trabalhem nos locais e horários que sejam mais produtivas, é normal acontecer de pessoas iniciarem sua jornada em horários diferentes, seja por conta do seu momento de maior energia e produtividade, seja por conta do fuso horário.

Então, considere fortemente adotar dois hábitos fundamentais para o sucesso do seu escritório (tanto no modelo presencial quanto no remoto): organize suas atividades e ajuste o modelo de comunicação.

Quais as vantagens em adotar o Trabalho Remoto em um escritório de advocacia

Mais do que falar em vantagens para o escritório, é importante destacar que o trabalho remoto é uma realidade que não pode mais ser desconsiderada.

Conforme apontado no início deste artigo, os trabalhadores identificaram uma oportunidade para conciliar produtividade, felicidade e qualidade de vida.

Vale considerar que o trabalho remoto se estabeleceu de maneira generalizada durante período de crise pandêmica, sem planejamento e com isolamento social severo.

A partir de agora, há a possibilidade de desenvolver um plano estruturado, utilizando as melhores ferramentas e metodologias para alcançar desempenho ainda melhor do que foi obtido durante a crise do COVID.

Dentre as vantagens em adotar a Advocacia Remota, destacamos apenas algumas que consideramos as principais:
  1. Colaboradores mais engajados, produtivos e felizes;
  2. Qualidade de vida da equipe;
  3. Liberdade para contratar especialistas de qualquer área do Direito trabalhando para o escritório, independente de localização física;
  4. Fim das barreiras geográficas, podendo o escritório gerar negócios em qualquer lugar do mundo;
  5. Redução de custos com sede, móveis etc.;
  6. Ganho de produtividade;
  7. Maior autonomia dos colaboradores, o que gera maior engajamento ao propósito da empresa;
  8. Redução do estresse e do tempo gasto com o trânsito;
  9. Elevação das margens.

Quer conhecer mais sobre a Advocacia Remota, faça a sua inscrição para o maior evento do Brasil que tratará sobre o tema, que será realizado no dia 05 de outubro de 2021. Garanta já a sua vaga, clicando no botão abaixo.

Neste evento abordaremos em profundidade os desafios da Advocacia Remota, entrevistaremos gestores que obtiveram sucesso ao implantar o modelo remoto em seus escritórios e apresentaremos metodologias bem sucedidas para migração.

Aguardo você no evento: http://advocaciaofficeless.eos.adv.br/

Forte abraço.

Sobre o autor

Valdemiro é mentor de Marketing na ÉOS. Profissional da área de gestão possui larga experiência em escritórios jurídicos, especialmente voltado ao desenvolvimento de negócios, inovações e empreendedorismo Jurídico.

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