Qual o critério que você utiliza para controlar o financeiro caixa ou competência?
Você sabe e acompanha o que o contador faz mensalmente para seu escritório?
O financeiro pode ser resumido ao registro das transações ou existe a disciplina e a prática do planejamento e da gestão acurada do mesmo?
Se as perguntas fizeram sentido e despertaram algum tipo de curiosidade ou inquietação, saiba que este artigo foi escrito sob medida para você.
Sou Jorge Majeski, mentor de finanças da ÉOS INOVAÇÃO. E tenho por objetivo apresentar quatro premissas fundamentais para que o seu negócio alcance o resultado financeiro que permitirá a sustentabilidade, a rentabilidade e longevidade do escritório.
Antes de qualquer ferramenta de administração financeira, precisamos de definições internas no escritório. Essas regras devem ser desenvolvidas, e acima de tudo, seguidas pela diretoria da banca. Não adianta de nada definirmos regras para o escritório, sendo que os sócios podem quebra-las.
1. Separe os dinheiros!
A contabilidade tem alguns princípios que ditam suas funcionalidades. Dentro deles, ressalto aqui o princípio da entidade, que diz “…o patrimônio não se confunde com aqueles dos seus sócios ou proprietários…” (Resolução CFC n.750, de 29 de dezembro de 1993, Art. 4º.)
Todo empreendedor que abre seu negócio (e nisso se incluem sim os escritórios de advocacia) objetiva lucro.
Todo trabalho e toda a dedicação deve ser remuneradas, porém sem misturar as finanças da empresa com as finanças pessoais. Infelizmente, é muito comum essa mistura nos escritórios, principalmente quando ainda são pequenos ou emergentes.
É fundamental que desde o início os sócios tenham a disciplina e separem os caixas. Deve ser entendido que quem gera receita é o escritório, quem gera custos e despesas também é o escritório.
Por fim, quem gera lucro, é o escritório. Lucro esse que pode ser distribuído entre os sócios, depois do escritório, conseguir pagar todas as contas com o dinheiro que gerou. Já me deparei com inúmeras situações onde os sócios colocavam suas remunerações em prioridade às despesas do escritório. Ou então, mais comum, deixam todas as suas contas particulares para serem pagas pelo escritório.
Administração financeira é calçada em dois pilares: disciplina e organização. Recomendo que os sócios dos escritórios façam esse entendimento desde sempre. O escritório gera lucro, que por sua vez remunera os sócios. Os gastos particulares dos sócios, por sua vez, devem ser supridos por sua remuneração.
2. Contrate um contador confiável
Lamentavelmente é muito comum nos depararmos constantemente com sócios de escritórios que não fazem a mínima ideia de como anda sua contabilidade. Respostas do tipo: “isso é com o contador” ou “o contador é que sabe” são as mais comuns quando pergunto algo sobre a contabilidade do escritório.
Contabilidade e finanças são ciências diferentes.
A contabilidade em forma básica é composta pelo balanço e pela DRE (demonstração de resultado do exercício). Essas ferramentas servem para a analisar a situação financeira da empresa, além de apresentar as informações legais e tributárias exigidas. Já as finanças controlam as disponibilidades, o caixa, e todas as operações que envolvem sua movimentação no dia a dia da empresa. Cabe ao financeiro da empresa, prestar informações corretas ao contador. Para que assim a contabilidade seja bem feita e analisar os relatórios contábeis quando finalizados.
Nesse vai e vem de informação é que acaba gerando o problema. Muitas vezes o escritório não tem uma pessoa com conhecimento e experiência que possa alinhas com o contador as melhores práticas para que essa logística funcione bem. O escritório não sabe exatamente que documentos enviar e por sua vez a contabilidade não demanda do escritório tal documentação, trabalhando somente com o que tem a mão. Ou ainda, deixando de elaborar seus documentos com frequência. Deixando tudo apenas para final do exercício, o que pode ocasionar surpresas negativas para o escritório.
Recomendo que solicite ao seu contador apresentar mensalmente os balancetes do escritório, bem como a DRE. Que sejam bem alinhados entre o financeiro e a contabilidade regras de remessa e retorno de documentação, para que não aconteçam erros ou falhas. E além disso, que quando for escolher seu contador, procure um que trabalhe de forma proativa, se antevendo as fatos antes deles ocorrerem, para que a tomada de decisão dentro do escritório seja a mais acertada possível.
3. Faça seu planejamento financeiro
Há uma frase bastante conhecida que diz: “para quem não sabe aonde ir, qualquer lugar serve”. Essa frase se conecta perfeitamente com a administração financeira. Sem planejamento, sem metas, sem controles, jamais saberemos se o negócio está realmente indo bem ou mal. É comum a percepção de que quando está sobrando dinheiro nos bancos no final do mês, o negócio está indo bem. Essa não é necessariamente uma verdade nua e crua.
De fato, é algo extremamente positivo ter sobra de caixa ao final de cada mês. Significa que todas as contas foram pagas e ainda assim sobrou dinheiro.
Mas será que o desempenho do escritório realmente foi bom?
Ele realizou as provisões necessárias para pagamentos futuros, de impostos e encargos trabalhistas por exemplo? Realizou provisões para investimentos futuros (reformas, compras, cursos, marketing)? E, talvez a pergunta mais importante, analisou seus gastos para verificar se estão ocorrendo perdas, falhas ou retrabalhos, ou simplesmente se estão de acordo com o planejado?
O que quero deixar claro é o seguinte: por mais que sobre dinheiro todo final de mês na conta do escritório, talvez estejam acontecendo falhas de administração que poderiam melhor ainda mais esse desempenho. Talvez os gastos estejam completamente fora de controle e sem monitoramento e, por conta dessa falsa sensação de segurança, são tratados com descaso. Seu resultado poderia ser melhor do que está sendo.
Além disso, há uma diferença muito importante na administração financeira, lucro é diferente de sobra de caixa! O dinheiro que sobrou ao final do mês nas contas do escritório não é necessariamente seu lucro. Quando os sócios dividem o saldo das contas bancárias ao final do mês, muito provavelmente estejam fazendo distribuição de caixa, e não de lucro.
Planejamento financeiro X Planejamento estratégico
O planejamento financeiro está diretamente ligado ao planejamento estratégico do escritório, e abrange todas as áreas de gestão como vimos acima. Qual a meta de faturamento por área de atuação do escritório? Ou por carteira? Ou, caso ainda não seja possível essa divisão, qual a meta de faturamento do escritório?
Vale lembrar que para sustentar a operação e gerar a receita necessária, haverão gastos de várias naturezas diferente. Para atingir a meta proposta precisaremos contratar pessoal? Será necessário ampliar a estrutura? Precisaremos investir mais em tecnologia e segurança da informação? Quanto será gasto, e de que forma para trabalharmos e atingirmos os objetivos?
São várias questões que devem ser respondidas pelos sócios, para que possam planejar as finanças do escritório. E, se possível, sustentar esse planejamento em um orçamento anual, que deve ser seguido por todos do escritório.
4. Lucro não é caixa, e caixa não é lucro
Existem dois regimes básicos de controles financeiros, o regime de caixa e o regime de competência.
Regime de caixa
O regime de caixa registra entradas e saída de valores na empresa, levando em consideração a data exata em que esses valores efetivamente entraram ou saíram das contas, provocando sempre alteração no saldo existente.
Por exemplo, se meu saldo bancário de ontem na conta bancária do escritório era de R$10.000,00. Hoje foram recebidos honorários na ordem de R$3.000,00 e também foi pago o aluguel do escritório no valor de R$1.300,00.
Vamos a conta: 10.000 + 3.000 – 1300 = 11.700
Tanto a entrada, quanto a saída de valores que aconteceram hoje são registradas pelo regime de caixa, pois provocaram alteração no saldo da conta do escritório.
O fluxo de caixa é a ferramenta utilizada para controlar as entradas e saídas do escritório, que provocam alteração no saldo, através do regime de caixa.
Regime de competência
Já o regime de competência leva em consideração sempre quando o ato foi gerado, sem se importar quando efetivamente o valor será recebido ou pago.
Por exemplo, os honorários de R$3.000,00 recebidos hoje, conforme exemplo acima, podem ter sido gerados no mês anterior, porém devido ao acordo de pagamento realizado junto ao cliente, foi estipulado o prazo em questão para que ele fizesse o pagamento.
Nesse exemplo, a competência dos honorários seriam do mês anterior, porém, a efetiva entrada de caixa aconteceu somente este mês.
O mesmo pode ocorrer com pagamentos, por exemplo: uma compra feita no cartão de crédito e parcelada em duas vezes. A data de competência dessa movimentação registrará o dia em que essa compra foi feita, sem considerar os pagamentos. Já o regime de caixa, não levara em consideração a data da compra, mas sim, a data em que serão pagas as duas parcelas e seus respectivos valores.
O regime de competência é utilizado tanto na elaboração do balanço patrimonial quanto da demonstração de resultados do exercício (DRE). E diz que: “… As receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que ocorreram, sempre simultaneamente quando se correlacionarem, independentemente de recebimento ou pagamento.”. (Resolução CFC n. 750, de 29 de dezembro de 1993, Art. 9o.)
Por fim, através da DRE, que confronta receitas, gastos e investimentos, obtemos o lucro, que é o resultado dessa subtração.
Portanto, lucro é diferente de caixa. Quando levado em consideração somente os saldos bancários para distribuição de valores, provavelmente estará sendo feita uma distribuição de caixa, sem levar em consideração efetivamente o lucro.
