As custas e as despesas processuais são algo muito comum e de peculiaridade do mundo jurídico. É extremamente comum ter que pagar alguma guia judicial. Ou até mesmo ter gastos com deslocamentos, cópias e contratações de terceiros para o bom andamento dos processos.
Administração de custas
Temos então quatro possibilidades de administração dessas custas no dia a dia do escritório:
- O escritório paga tanto guias judiciais quanto despesas processuais e solicita reembolso posteriormente.
- O escritório paga tanto guias judiciais quanto despesas processuais e não solicita reembolso, embutindo esse valor como honorários do cliente.
- O escritório repassa a responsabilidade de pagamento das guias e despesas processuais para o cliente.
- O escritório solicita o adiantamento de valores para o pagamento das guias e despesas do cliente antes de realizar o pagamento.
Vamos então analisar cada uma dessas opções. Lembrando que nem sempre é uma opção do escritório escolher como gerir essas operações. Já que, principalmente com clientes grandes, é imposta essa situação pelo cliente.
A política de custos e o contrato de honorários
Independentemente de qual for a política adotada pelo escritório, é importante que ela conste do contrato de honorários, para evitar desencontros e discussões a respeito do tema com situações que podem ocorrer no dia a dia. Devem ser previsto em contrato tudo o que pode ou não ser reembolsado. Bem como as regras e prazos para isso ocorrer.
Também vale frisar que não existe um formato ideal. E sim o que se encaixe melhor com o seu tipo de negócio e com o seu perfil de clientes. Cobrar, por exemplo, reembolso de clientes pessoa jurídica é bem diferente do que cobrar reembolsos de cliente pessoa física. Claro, que se levarmos em consideração somente o princípio básico de administração financeira, estaríamos sempre pensando em antecipar receitas e postergar pagamentos, visando sempre estar com o saldo positivo.
1. O escritório paga tanto guias judiciais quanto despesas processuais e solicita reembolso posteriormente.
A primeira forma talvez seja a mais comum levando em consideração os escritórios que tive a oportunidade de trabalhar. O escritório arca com as custas e despesas processuais. Elabora um relatório descrevendo tudo que foi gasto e envia o mesmo para o cliente juntamente com os comprovantes de pagamento.
É importante que nesse tipo de abordagem tudo que for acordado como possível de reembolso esteja contido no contrato entre o escritório e seu cliente, para não ocorrerem dúvidas ou discussões entre as partes.
Também é de extrema importância que seja definida uma rotina para a solicitação desses reembolsos, ou seja, de quanto em quanto tempo será enviado o relatório e qual a data específica para o reembolso acontecer.
Essa sazonalidade de solicitação de reembolso varia dependendo do volume financeiro que essas custas somadas representam dentro de um período. Alguns clientes, por exemplo, podem exigir poucos reembolsos. E, dependendo de como esse processo ocorrer, pode sair mais caro solicitar esse reembolso mensalmente do que a cada três meses.
Já outros clientes podem demandar um volume grande. No qual somente dentro de um mês o valor já é extremante representativo, devido ao grande volume de processos.
Via de regra, adota-se a política de reembolso mensal. Mas como vimos acima, deve ser estudada caso a caso dependendo do montante acumulado.
É importante lembrar que a cada custa adiantada pelo escritório, o mesmo está comprometendo seu capital de giro. Ou seja, sua disponibilidade de caixa. Quanto mais o escritório arca com despesas do cliente e demora para receber mais comprometido seu capital de giro fica. É só pensar que se esse dinheiro não estivesse sendo gasto com isso, poderia estar sendo aplicado em outras frentes do escritório. Ou inclusive em uma aplicação financeira.
Torna-se imprescindível então que o escritório possua planejamento de capital suficiente para pagar todas as custas dos clientes e aguardar os reembolsos serem feitos. Tudo isso sem prejudicar seu “folego” financeiro.
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2. O escritório paga tanto guias judiciais quanto despesas processuais e não solicita reembolso, embutindo esse valor como honorários do cliente.
Na segunda forma, onde o escritório arca com todas as custas e despesas processuais do cliente para repassar nos honorários é importante que o escritório já tenha maturidade suficiente e conhecimentos de técnicas de precificação para realmente repassar esses valores ao cliente. O que acontece na maioria das vezes é que o escritório não possui métodos de cálculos objetivos. Então, esse repasse acaba se tornando subjetivo.
Quando pensamos em um contrato de honorários, temos que levar em consideração que tal receita deve ser suficiente para pagar os impostos gerados, pagar os custos diretos (dentre eles as guias e despesas), contribuir para o pagamento de uma parcela das despesas do escritório e ainda assim gerar uma margem interessante de lucro.
Esse método acaba sendo bastante utilizado em bancas que trabalham com pessoa física. Já que dependendo do perfil de público atuante, torna-se inviável a cobrança mensal de custas judiciais ou até mesmo o adiantamento.
Além disso, as custas processuais podem ser reembolsadas pelo cliente mediante nota de débito. Ao deixar de praticar o reembolso e embutir os valores no contrato no honorário, vale lembrar que o escritório será tributado sobre essa receita, se estiver nos regimes simples ou presumido.
Logo, essa sistemática se torna um pouco perigosa para as bancas. Exigindo das mesmas uma boa maturidade financeira para que não seja prejudicada com uma margem baixa nos contratos. Nem esteja inflacionando sua carga tributária de maneira desnecessária.
3. O escritório repassa a responsabilidade de pagamento das guias e despesas processuais para o cliente.
Na terceira forma, onde o escritório informa os clientes sobre as necessidades de pagamento e esse se responsabiliza pela quitação, acaba impactando pouco na gestão financeira propriamente dita do escritório, pois não existem pagamentos e recebimentos.
Porém, torna-se importantíssimo o processo de gestão desses repasses e a agilidade entre ambas as partes. Pois um problema de comunicação pode acarretar no não pagamento de algum documento importante e vir a prejudicar totalmente o andamento da causa.
Financeiramente falando, acaba sendo interessante para o escritório, porém pode ser que não seja interessante estrategicamente. Se o cliente demandar grande volume de guias judiciais, por exemplo, aumenta-se muito o risco com problemas, falhas e esquecimentos com esse tipo de política. Perde-se em agilidade e isso pode ser prejudicial dependendo da estratégia adotada dentro de cada processo.
Pode ser uma boa prática quando o cliente demanda pouco volume de pagamentos que podem ser reembolsados, mas quanto maior o volume da carteira, mais difícil se torna de aplicar esse método com segurança.
4. O escritório solicita o adiantamento de valores para o pagamento das guias e despesas do cliente antes de realizar o pagamento.
No quarto modelo, o escritório primeiramente recebe os valores, para posteriormente realizar os pagamentos das custas ou despesas processuais. É um método que financeiramente falando, é vantajoso, pois não compromete o caixa da empresa. Primeiro o dinheiro entra, para só depois então sair.
Porém, pode-se também perder em agilidade. Pois o escritório fica na dependência do adiantamento de recursos por parte do cliente, que pode vir a demorar ou atrasar. Nesse método geralmente são solicitados reembolsos. Que ficam como créditos para o escritório dar andamento aos processos e quando esses créditos estão acabando é solicitado mais.
Da mesma forma, devem ser enviados aos clientes relatórios comprovando todas as contas pagas com o recurso disponibilizado, bem como comprovantes de pagamento. Esse talvez seja o formato mais raro pois o cliente se descapitaliza com antecedência (o que não precisaria acontecer). E exige também de certa forma um bom relacionamento e até mesmo alto grau de confiança entre as partes.
Os valores a serem adiantados devem ser muito bem dosados para que não prejudique o cliente que está comprometendo esse valor. E que não pareça que o escritório está usando esse montante ao seu próprio interesse como fluxo de caixa do escritório.
