Se você é sócio ou gestor de um escritório de advocacia e respondeu “não sei” para estas perguntas, este artigo é para você!
E agora que tal conhecer o passo a passo como ter as respostas? Estas são perguntas bem básicas para um empresário. Quando chegamos em uma empresa e perguntar da movimentação ou do estoque o gestor sabe, ou pelo menos é o que se espera. Ele abre o CRM dele e em segundos te dá a resposta.
E na advocacia?
Faz sentido um sócio não saber sequer quantas pessoas entraram no escritório e foram atendidas? Não faz nenhum sentido. O gestor, sócio, administrador do negócio jurídico tem que possuir estas informações.
Porque deve ser diferente das outras empresas? O escritório é uma empresa. Presta serviços, paga imposto, possui funcionários. E porque os advogados gestores insistem em gerir os escritórios como um barco desgovernado? É amor pela emoção? “Há, eu prefiro que seja tudo desorganizado, e no fim do mês eu vejo se consigo pagar a equipe, dividir o lucro, bonificar, pagar o imposto”.
Chega de trabalhar com esta emoção! Com esta incerteza. Mas como fazer isto?
Customização do software para escritórios de advocacia
Para quem leu o artigo anterior, em que tratamos da escolha da ferramenta de gestão eletrônica, fica mais simples.
Mas vamos aos próximos passos para conseguir extrair informações importantes da minha operação jurídica. Informações estratégicas. O primeiro passo (anota aí), e escolher um software de gestão legal.
Contudo, a maioria absoluta dos softwares vai exigir uma customização para chegar a ferramenta ideal para o seu negócio. E como fazer isso? Vamos te ensinar. Arregace as mangas da camisa e mãos à obra!
Neste tópico, vamos imaginar que o gestor legal já adquiriu o software, e tem como uma de suas tarefas auxiliar na customização da ferramenta. O que seria esta customização e porque eu tenho que customizar o sistema?
Um dos grandes objetivos práticos da implantação de uma Controladoria Jurídica é, por exemplo, a extração de relatórios chamados “inteligentes”, que são relatórios que podem ser automatizáveis dentro de um software, e que realmente possuem uma informação relevante. Uma informação estratégica. Para a extração destes relatórios, o sistema deve ser alimentado com as informações necessárias para estes relatórios, mas as bases, as premissas pré-definidas no sistema, devem ser inseridas pelo operador.
Por exemplo, digamos que existam 3 modalidades de escritório: o que atende pessoa física administrativo e contencioso, o empresarial contencioso, e o empresarial consultivo. Certamente os seus softwares de gestão legal, são customizados de forma totalmente distintas.
Muito embora estes exemplos não sirvam objetivamente para todos os casos, eles são um norte para o profissional começar a pensar de forma mais gerencial no modelo de negócio em que atua.
Bom, digamos que já adquiri o software, entendi o que é a customização, e vou iniciar este trabalho. Como eu começo?
Customização dos usuários, contatos, entre outros
Logo que se adquire um sistema, é interessante verificar se na negociação (no contrato) foram contratadas horas de treinamento. Se a resposta for sim, usem-nas. Sem moderação!
Se não tiverem estas horas de treinamento, contrate. A empresa mais apta para este treinamento de como se utiliza o software é a própria empresa de software. Ou quem eles indicarem, é claro.
Importante destacar também que a Controladoria Jurídica deve ser o “departamento” da organização que deve “dominar” a utilização da ferramenta. Deve conhecer todos os seus detalhes, suas configurações, entre outros.
Após, podemos então passar para o início da customização propriamente dita. É recomendável que a customização inicie pelas permissões dos usuários, uma vez que, em um escritório, por exemplo, as permissões de um sócio, administrativo, financeiro, estagiário, advogados do técnico jurídico são diferentes. Este início é um dos pontos mais importantes da customização. Concluída esta fase, podemos avançar para a customização dos contatos/pessoas.
A customização dos contatos ou pessoas é um dos pontos mais simples, porque o mais importante é um cadastro completo. E da mesma forma, o profissional deverá já pensar nos campos do sistema de forma estratégica. Por exemplo, o profissional irá atuar em um escritório que atenda pessoa física no Direito Previdenciário, é recomendável que na aba “contato”, deva existir um campo para inserir o número do PIS, da CTPS, do benefício, dentre outras peculiaridades da pessoa.
Customização das demandas
Importante nesta fase o nome correto da Ação já estar salvo no software. Salvo da maneira correta, sempre se pautando pelas tabelas do CNJ – Conselho Nacional de Justiça. Esta padronização, a mais atual, foi instituída pela Resolução n.º 46 do CNJ. Estas bases são as tabelas Unificadas do próprio Poder Judiciário com os nomes das classes, assuntos, e movimentações dos processos judiciais na Justiça Estadual, na Justiça Federal, na Justiça do Trabalho e no Superior Tribunal de Justiça. Além disso, e muitíssimo importante, a falta de uniformidade inviabiliza a Jurimetria, tema que será tratado em artigo próprio.
Neste ponto o primordial é pensarmos para dentro do escritório, para dentro do departamento jurídico. Se falharmos neste ponto, todo o trabalho esperado dos relatórios internos cai por terra.
O importante é entender que se eu não organizar o meu software gestão como um espelho das nomenclaturas dos Tribunais, eles não vão se integrar. Eu não vou conseguir extrair relatórios inteligentes, que me mostrem de fato informações estratégicas.
Eu sempre terei que parar o trabalho para construir um relatório “na unha” totalmente do zero, sempre que um cliente solicitar. E começando esta customização e forma correta eu saberei todas as informações importantes a respeito do meu negócio jurídico.
E mais importante, eu não saberei para onde está indo o meu escritório. Muitas vezes nem sei se ela dá lucro ou prejuízo.
Logo…
Diante do que acabamos apresentar, e com base em novidades que estão surgindo enquanto este artigo está sendo lido, na digitalização do judiciário, e ainda levando em consideração as mudanças de mercado, e reformas legislativas e políticas, a gestão jurídica, e a gestão da produção jurídica mudou.
A utilização de toda esta tecnologia para melhorar o acesso a informação, á informação inteligente que traga algum diferencial para o seu cliente ou para a sua banca, informação que se transforme em plano de ação, em resultados, sempre com foco nas pessoas, certamente é o futuro da gestão da produção jurídica. Em um movimento pendular, que lotou os escritórios de profissionais com tarefas repetitivas, hoje a tecnologia pode sim trazer o tempo e a clareza para o profissional do Direito estudar mais, atender melhor o seu cliente, e porque não ter uma melhor qualidade de vida. A tecnologia aliada ao Direito, com foco na pessoa, no profissional e no cliente.
Ficou interessado?
Lembre se que ÉOS tem um time de profissionais com elevada expertise e experiência e pode contribuir para que você faça a melhor escolha para o seu escritório.
