30 de janeiro de 2020

Como está o posicionamento do seu escritório? Você realmente atende todas aquelas áreas contidas no site ou a “estratégia” é deixar mais opções em aberto e se “colar colou”?

Você saberia dizer qual o seu modelo de negócio e quais as atividades chave dele?

Onde o seu escritório quer chegar? O que querem alcançar em 3 anos?

Poucos são os gestores que conseguem me responder essas perguntas sem hesitar. Mas por que alguns conseguem e outros não? Antes de te responder eu preciso me apresentar! Sou Luiza Assis, consultora especializada em gestão de escritórios de advocacia, com forte atuação em Planejamento Estratégico.

Agora respondendo à pergunta anterior, sabe por que alguns advogados conseguem me responder aquelas perguntas sem maiores ponderações?

Simplesmente, porque já entenderam a importância de sair da operação e reservar um tempo para pensar e agir no estratégico do negócio.

E talvez esteja pensando no argumento de que esta sem tempo para pensar e agir de forma estratégica porque as demandas do dia a dia o mantêm muito ocupado e o escritório depende de você! Que a sua equipe não consegue entregar as tarefas com a mesma qualidade que você e que o cliente só quer falar com o Dr.! Que você precisa controlar os pagamentos e recebimentos, que aquela audiência só você pode fazer, que você precisa desenvolver uma tese especial para aquele caso, mas toda hora entra alguém na sua sala e você não consegue concluir. Que precisa fazer reunião com cliente, que a reforma daquela sala está te deixando de cabelo em pé, que sua companheira(o) está reclamando da sua ausência e que hoje você precisa protocolar aquela petição, POIS ESTÁ NO PRAZO FATAL!

Sabe o que eu vou te responder? C A L M A! Nem tudo está perdido. Você não vai conseguir sair dessa condição da noite para o dia, mas, sim, é possível sair dela. Para começar, organize o seu tempo.

1. Faça gestão do seu tempo:

Podemos fazer o que desejarmos com o nosso tempo, só precisamos estabelecer quais são as tarefas urgentes, quais são as tarefas importantes e quais são aquelas que podem ser feitas depois, por serem menos urgentes ou importantes. Já experimentou colocar isso num papel? Trata-se da Matriz de Eisenhower, que tem como fonte o livro do Stephen Covey – Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes (1989).

O dia tem 24 horas. Sem método, a sensação é de que nunca temos tempo, que não conseguimos finalizar as tarefas direito ou que a gente passou o dia inteiro e não conseguiu fazer nada. Saber gerir o tempo é uma virtude. Mas existem muitas ferramentas e técnicas que ajudam nessa empreitada. A tecnologia e os aplicativos estão aí para isso também!

Para acompanhamento de tarefas diárias os mais conhecidos são o Trello, o Bitrix, o Evernote, o Todoist e o Microsoft OneNote. Eu, pessoalmente, sou adepta do PLANNER anual de papel. Gosto de escrever minhas tarefas e tenho prazer de riscá-las quando as concluo. É o que funciona para mim. Mas cada um tem um modelo mental, o importante é alcançar o resultado: ORGANIZAR AS TAREFAS E EXECUTAR!

Quer saber mais sobre esse assunto? Leia nosso artigo Como otimizar o tempo das atividades que eu faço no escritório? 

2. Estabeleça rotinas:

A outra orientação é estabelecer rotinas e aqui está o grande pulo do gato. Reserve um tempo da sua semana para fazer reunião estratégica com o seu sócio.  Reuniões periódicas (com data, horário e tempo pré-definido) e bem planejadas podem ser verdadeiros milagres para o nosso negócio. Se não tiver sócio, reserve um tempo para pensar sobre isso. Nessa reunião vocês deixarão a LUPA de lado (aquele instrumento que utilizamos quando queremos ver de perto as coisas!

Metaforicamente, aquele instrumento que utilizamos quando estamos imersos em questões operacionais) e utilizarão a tão preciosa LUNETA (aquele instrumento que nos permite olhar bem longe. Metaforicamente utilizamos no nível macro e estratégico).

Dentro da operação, só é possível pensar naquilo que temos para fazer hoje, amanhã, na semana ou no máximo daqui mês. Trocando em miúdos, são os prazos que precisam ser protocolados, as audiências, sustentações orais, reuniões com clientes, a lâmpada que precisa trocar, o vazamento do banheiro que precisa ser consertado, o novo advogado que precisa ser contratado com urgência e assim por diante. Mas é com a LUNETA que conseguimos enxergar o nosso escritório e tudo que está em volta dele, ou seja, o ambiente externo.

Olhando mais longe, conseguimos observar quais as oportunidades que estão aparecendo e que atolados na operação não enxergamos. Falem a verdade, existem ameaças que vocês estão fingindo não ver? O que farão com elas? O que a política atual pode influenciar no seu negócio? A crise atinge diretamente o seu cliente? E a taxa de câmbio? De desemprego? O aumento da população idosa é interessante para o seu negócio? Como os empresários poderão fazer para se adaptar à Lei Geral de Proteção de Dados, isso não seria uma oportunidade para desenvolverem um novo produto do escritório? Que ações vocês realizam para posicionar a marca do escritório e difundi-la de uma forma positiva? Quais os seus parceiros estratégicos?

3. Tire as ideias da “caixola” e coloque-as no papel (ou aplicativo, que tal?):

Em outras palavras: faça um Planejamento Estratégico. Existem inúmeras formas de começar a fazer o planejamento e eu gosto de começar delineando as diretrizes estratégicas (missão, visão e valores). Elas não são frases ou palavras bonitas que servem para colocar no site ou numa plaquinha. E, diferentemente do que muitos pensam, elas são muito mais importantes para engajar a sua equipe do que para mostrar para seus clientes. Então precisam ser bem pensadas e realmente revelar aquilo que a organização busca, o que a organização é e onde ela quer chegar.

Também não adianta pensar nas diretrizes estratégicas num dado momento e depois esquecer que elas existem. A todo momento elas precisam ser reforçadas e todos precisam conhecê-las a fundo. Elas são a essência da organização e são valiosíssimas para tomadas de decisão. É com base nelas que traçamos algumas diretrizes, que contratamos pessoas, que seguimos em certas direções e, principalmente, engajamos as pessoas certas e que acreditam no projeto do escritório.

Na sequência é importante analisar o ambiente interno do escritório, identificar os pontos fortes e fracos do seu escritório (no ambiente interno temos total controle e podemos criar ações para modificar, implementar, adaptar e criar) e as oportunidades e ameaças contidas no ambiente externo (aquilo sob o qual não temos controle).

É a famosa Análise SWOT.

Tirem algumas horas, deixem as ideias fluírem e coloque no papel todos esses pontos, é um exercício fabuloso.

Certa vez, atendi um escritório de médio porte, especializado no Direito Ambiental. Eles já eram reconhecidos na região por ter forte atuação nessa área, mas foi fazendo a SWOT que eles perceberam uma grande ameaça para o seu negócio: perceberam que o aumento ou redução da demanda dependia diretamente da atuação dos órgãos fiscalizatórios do governo. Naquela ocasião, por alguma razão política, o IBAMA estava fiscalizando muito pouco e o órgão ambiental do estado também. E agora? Insistir no Direito Ambiental ou “pivotar” a estratégia? Mudar o rumo?

Foi aí que desenvolvemos a área de Direito Tributário, que possuía muitas possibilidades de atuação para os clientes daquele escritório específico. Aproveitamos os mesmos clientes do ambiental para oferecer agora essa nova possibilidade, que era o Tributário. Se os sócios estivessem “atolados” na operação e com as cabeças pensando somente nos prazos, dificilmente perceberiam a situação. Porque dinheiro ainda não era problema, mas futuramente poderia ser.

Dito isso, após analisado o cenário, é chegado o momento de planejar a execução. Para cada objetivo, estabeleça no máximo 3 metas. O excesso de metas pode burocratizar demais e interferir no resultado.

Por exemplo:

Objetivo de curto prazo (6 meses): aumentar o faturamento do escritório em 20%.

Meta 1: Agendar 15 reuniões comerciais por mês.
Meta 2: Escrever 1 artigo por semana com assuntos relevantes que interessem o público-alvo para publicar no site e redes sociais.
Meta 3: Desenvolver 1 tese nova acerca do ICMS combustível.

Viu que não é tão complicado assim? É claro que fazer o Planejamento Estratégico com um mediador (um olhar externo) é sempre mais produtivo, mas fazer somente com o seu time também é possível. Vale a pena tentar!

O nosso cérebro é uma máquina de ideias e quando estimulado ele vai longe! Fazer Planejamento Estratégico é justamente isso: abstrair, pensar, refletir, ter ideias, pensar no “hoje e no amanhã”. E vou finalizar deixando minha dica final: por mais maluca que pareça a ideia, anote-a. Ela pode ser aprimorada ou fazer sentido num outro momento do escritório. O que é maluco hoje, pode ser uma grande sacada amanhã. Boa sorte!

Luiza Assis
Sobre a autora

Luiza é mentora de Planejamento Estratégico e Societário na Éos. É Advogada, Pós-graduada em Direito Corporativo pela Universidade Positivo/Paraná, Consultora especializada em Gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídico.

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