As expectativas eram grandes para o ano de 2020. Sócios otimistas, equipes motivadas, economia aquecida e boas perspectivas de negócios. Parecia até que o ano tinha começado antes do carnaval (coisa rara no Brasil)! Mas calma… deixa o carnaval acabar que o trabalho vai verdadeiramente começar!
Oi? O quê? Vírus? Corona o quê? Corona Vírus!!
Sim, meus caros, o corona vírus chegou com tudo no Brasil e ainda há mais pela frente. O imprevisível e INVISÍVEL afetou em cheio a nossa vida, rotina, família, trabalho, economia, negócios, tecnologia, forma de comunicação, hábitos de consumo. Virou nosso mundo de cabeça para baixo, deu uma chacoalhada boa nas nossas relações e na forma como encaramos a vida. Daí surge uma pergunta importante para fazermos: Vivemos uma mudança de era ou uma era de mudanças?
Na realidade, pouco importa se estamos mudando de era ou algo que o valha. O que realmente faz sentido é ter a consciência de que a mudança faz parte do nosso dia a dia. Imaginar uma empresa em que tudo está na mais perfeita ordem, com absolutamente tudo controlado, além de parecer impossível, representaria um tremendo risco. Tudo na natureza flutua entre o CAOS e a ORDEM. Assim também acontece nas organizações, com novas demandas, novos desafios a todo o momento e vindos de todos os lados.
Tendo essa perspectiva em vista, uma empresa que, nos dias atuais, tende ao modelo de comando e controle, com estruturas hierárquicas rígidas e centralizadas (tais como as que vemos, corriqueiramente, em escritórios de advocacia), corre o risco de desaparecer. Este fim anunciado se dá porque tais estruturas organizacionais estão focadas apenas no operacional do dia a dia e não dão liberdade para a criatividade, tampouco para a inovação e, portanto, se a mudança é a única constante, o fim destas estruturas rígidas é uma questão de tempo.
E na sua advocacia, o que mudou? Que tal (re)fazer o Planejamento Estratégico e ajustar o seu modelo de negócios?
Agora que você já entendeu que não adianta sentar e esperar a crise passar, que resistir às mudanças não é o melhor caminho, que você precisa reagir e se posicionar senão cairá no esquecimento e que a melhor estratégia é sobreviver e se planejar para sair mais forte, queremos te fazer uma pergunta:A gestão do seu escritório é centralizada, descentralizada ou distribuída?
Tradicionalmente os organogramas das empresas têm estrutura piramidal, separando os níveis em Estratégico, Tático e Operacional. Este formato é orientado à manutenção do controle e da ordem, dando pouco espaço para a criatividade e inovação, deixando o cliente como um elemento estranho à organização.
Note que para haver qualquer mudança é necessário subir essa escada hierárquica para obter a aprovação da alta gestão. Tudo é mais lento e burocrático neste modelo. Há, por outro lado, uma forma de desenhar a sua organização, cuja abordagem é mais circular e distribuída, que instiga a criatividade e as comunicações, mas que, principalmente, coloca o cliente no centro da estratégia.
Neste modelo você privilegia a cocriação, a comunicação, a responsabilização e empoderamento das equipes, distribuindo a gestão por toda a empresa. Conforme os ensinamentos do cientista norte-americano Paul Baran, em relação às arquiteturas de redes, você pode ter 3 formas de gestão do seu escritório, a depender de como são realizadas as conexões entre as pessoas. São elas:
Os diagramas são autoexplicativos e evidenciam a fragilidade das estruturas centralizadas e as infinitas possibilidades que surgem nas organizações em que as conexões entre as pessoas/setores se dão de forma distribuída. Já a imagem do diagrama central pode dar uma falsa percepção em relação às organizações do tipo descentralizadas, pois num primeiro olhar pode parecer mais dinâmica e circular, mas o índice de distribuição é de apenas 0,1%, ou seja, é também uma organização bastante hierarquizada.
Prepare seu escritório para o futuro, hoje!
Uma vez que a constante da nossa equação é a mudança e, se as organizações hierarquizadas não conseguem gerar inovação e, por fim, se o seu escritório está voltado para o comando e controle, está na hora de tomar algumas providências. Por isso, convidamos você a repensar e preparar o seu escritório, planejando o seu futuro e ajustando o modelo de gestão para se adequar às exigências do mercado. Seu escritório precisa começar pensar em construir um modelo circular e descentralizado de gestão, permitindo que a criatividade e a inovação façam parte do seu dia a dia.
Não estamos falando aqui de “invencionices”, mas de modelos de gestão que estão alinhadas àquilo que a atualidade exige. Queremos te ajudar a começar esse processo de transformação e, para isso, nada melhor do que fazer um PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO que guiará as suas ações nos próximos meses.
Preparado?
Passo 1: revise a sua missão, valores e… VISÃO!
Tem gente que ainda duvida da importância que tem essas três preciosidades: missão, visão e valores. Se você é uma dessas pessoas, por gentileza, desmistifique. Aliás, acredite em nós. Escreva as suas diretrizes com toda a seriedade e com todo o seu coração, sem copiar dos coleguinhas e sem querer construir frases de efeitos. Escreva aquilo que te representa, aquilo que você acredita e o que está na sua essência.
As diretrizes estratégicas delineiam os primeiros passos do planejamento estratégico na advocacia. Sem elas você não define direito quem é o seu escritório, o que se propõem a fazer, para quem prestam serviço, por que fazem o que fazem e nem sabem onde querem chegar.
Sem a missão, visão e valores, você contrata pessoas inapropriadas, trabalha conforme a demanda, age de forma passiva, deixando a correnteza te levar conforme o vento. Nada disso! Erga as suas velas e assuma o leme. De preferência, convide a sua equipe para remar junto com você, numa mesma direção. Destacamos a importância de revisar ou ajustar a sua VISÃO nesse momento pós pandemia. Se ainda não tinha, a hora de construir é agora.
A visão é o olhar que temos para o futuro. Aquilo que queremos alcançar daqui há alguns anos (máximo 3 anos). Certamente, antes do corona vírus as expectativas eram outras. Não necessariamente melhores! Escritórios que antes estavam fixos ao direito previdenciário, já começaram a enxergar oportunidades no direito bancário a favor dos devedores, por exemplo. Nesse caso, porque querer “ser referência no direito previdenciário na cidade de Chapecó”, se agora eu quero me posicionar e desenvolver essa nova área?
Passo 2: faça a análise SWOT.
A SWOT é uma excelente ferramenta de análise dos cenários e é essencial para um bom planejamento estratégico. Com a SWOT conseguimos analisar as fraquezas e pontos fortes no nosso ambiente interno (aquilo sob o qual temos total controle para mudar, contornar ou alterar) e as oportunidades e ameaças que enxergamos no ambiente externo (aquilo sob o qual não temos nenhum controle, só conseguimos desviar, nos blindar, nos proteger ou aproveitar). Já falamos dessa ferramenta no artigo “Planejamento Estratégico na Advocacia: olhar com a LUPA e também com a LUNETA”.
Para a advocacia, onde há problema há oportunidade.
“Mas como aproveitar tudo isso se nem conseguimos mostrar o que fazemos para o mercado e não sabemos como nos posicionar?”. Isso é com estratégia que se resolve. O mais importante é se reunir com seus sócios e pensar sobre esses cenários que se apresentam. Aliás, só pensar não basta. Tem que colocar “no papel” e transformar em AÇÃO. Nesse período de quarentena, muitas fraquezas se revelaram. Alguns gestores puderam observar o quanto a comunicação da equipe era falha, os controles de produtividade insuficientes, o retorno para os clientes ruim, a segurança dos dados apavorante, o financeiro insuficiente, o alinhamento de sócios frágil, clientes instáveis, colaboradores “distantes”, site e redes sociais desatualizados. Enfim! Essa é a hora de arrumar a casa.
Passo 3: desenvolva uma matriz de prioridade (GUT)
Revelados os pontos fracos, agora chegou a vez de definir quais as prioridades a serem “atacadas” primeiro. Classificar cada um dos pontos pela sua GRAVIDADE (G), URGÊNCIA (U) e TENDÊNCIA A PIOR (T) se nada for feito. A matemática não é nosso forte, mas prometo que é simples. Pontue de 1 a 5 a gravidade, a urgência e a tendência a piorar de cada um dos pontos fracos e multiplique. Veja os exemplos:
Exemplo 1: Ausência de Site do escritório. Gravidade 5, Urgência 5, Tendência a Piorar 3 (5x5x3 = 75).
Exemplo 2: Controle de Prazos em Planilha de Excel. Gravidade 5, Urgência 5, Tendência a Piorar 5 (5x5x5 = 125).
O controle de prazos em planilha de Excel é algo que você precisa resolver para ontem! Compreendeu como funciona a GUT?
Passo 4: trace Objetivos e defina os Resultados-Chave com o método dos OKRs
O planejamento estratégico está chegando numa fase crucial. Após analisadas as prioridades, é chegado o momento de planejar a execução. Aqui na ÉOS somos apaixonados pela metodologia dos OKRs, que diferente dos objetivos e metas tradicionais, possui um jeito próprio de implementação que já descrevemos com detalhes no artigo “OKRs na Advocacia? Que diabos é isso?”.
Transparência, descentralização, ciclos curtos, agilidade e cultura do aprendizado são palavras de ordem na aplicação desse incrível framework de planejamento. A nossa experiência prática de aplicação da metodologia nos escritórios de advocacia nos permite dizer que para cada pilar de gestão do escritório (produção, marketing, financeiro e pessoas) estabeleça no máximo 3 objetivos.
E como 3 é um número excelente, estabeleça no máximo 3 resultados-chave para cada objetivo. Menos é mais. O excesso de resultados-chave pode burocratizar demais e interferir no resultado. Se o problema que o seu escritório possui é manter o controle de prazos em planilhas de Excel, por exemplo, o seu objetivo pode ser implantar uma controladoria jurídica. Veja:
Objetivo: Implantar a controladoria jurídica
Resultado-chave 1: Recrutar e selecionar um controller até final de agosto de 2021.
Resultado-chave 2: Contratar um bom sistema de gestão até 15 de agosto de 2021.
Resultado-chave 3: Todos os colaboradores receberem 3 treinamentos sobre controladoria e sistema até dezembro de 2021.
Observe que o objetivo pode ser qualitativo, mas os resultados-chave precisam estar no formato SMART (específico, mensurável, atingível, relevante e temporal). E agora temos que transformar essas metas em AÇÃO.
Passo 5: construa Planos de Ação.
Os planos de ação é que fazem a mágica acontecer. Até então, as ideias estão postas, mas é preciso saber O QUE é necessário fazer para atingir o resultado-chave, POR QUE tem que ser feito, QUEM vai fazer, ONDE será feito, QUANDO será executado, COMO será realizado e QUANTO custará. É o famoso 5W2H (what, why, who, where, when, how e how much).
Para exemplificar melhor, como ações do Resultado-chave 1 descrito anteriormente (recrutar e selecionar um controller até final de agosto de 2021) poderíamos pensar:
a) criar o arquétipo do cargo;
b) abrir processo de recrutamento e seleção;
c) fazer o onboarding/integração do colaborador.
No método 5w2h essas seriam as tarefas (O QUE). Agora é só completar as outras perguntas, respondendo POR QUE, QUEM, ONDE, QUANDO, COMO e QUANTO em cada uma delas. Com os planos de ação construídos, agora a tarefa primordial é acompanhar as execuções. A tendência dos advogados é querer voltar para a operação e continuar fazendo aquilo que foram treinados para fazer: peticionar, fazer reunião com cliente, audiência, sustentação oral, construir teses, etc.
Ir para o nível estratégico e monitorar as ações talvez seja a parte mais difícil! Mas nada que a repetição e a frequência não consigam resolver! Fazer reunião de planejamento deve se tornar um hábito. A equipe se acostuma e os sócios mais ainda! Ver as tarefas executadas e os resultados começando a acontecer faz tudo valer a pena.
Esperamos ter conseguido te mostrar que o planejamento estratégico não precisa ser tão burocrático e extenso, mas que é fundamental pensar no seu futuro para não ser impactado como em 2020. Também não precisa ter grandes ferramentas tecnológicas para ser executado. O mais importante é que ele seja funcional, dinâmico, coloque o cliente no centro e traga resultados. E são esses bons resultados que nós aqui da ÉOS esperamos que tenha com esse artigo prático de Planejamento Estratégico. Sucesso!
