Gestão Legal

Olá, meu nome é Tiago Oliveira e e sou mentor de tecnologia da ÉOS – INOVAÇÃO NA ADVOCACIA. Para mim é um grande prazer compartilhar contigo mais esse conteúdo. Assim como havia mencionado no último artigo escrito por mim (Espelho, espelho meu, existe gestor melhor que eu?), tratarei hoje sobre o TERRÍVEL, o MAIS ASSUSTADOR, o ABOMINÁVEL efeito BOLA DE NEVE!

 

Você sabe quando esse visitante indesejado aparece batendo na porta do seu escritório? Justamente quando surge um problema e você não dá a atenção devida para solucioná-lo, sempre postergando a solução do mesmo.

E essa não é a pior notícia… Quanto mais tarde você demorar para mandar o problema embora, maior ele ficará e, se não for resolvido o quanto antes, vai ficar tão grande que chegará um momento em que o problema vai derrubar a sua porta e poderá destruir seu escritório.

 

O problema é seu

A fraseologia desse subtítulo até parece meio grosseiro, mas infelizmente você é o único responsável pela solução do seu problema. As demais pessoas simplesmente fazem parte da solução!

Se você não tomar a iniciativa em resolver o seu problema, não espere que o outro resolva! A menos que isso faça parte das funções dessa outra pessoa. Não deixe que a bola de neve continue crescendo.

Quais problemas são os mais comuns?

Listarei aqui apenas alguns que acontecem em um escritório de advocacia e, em seguida, algumas possíveis respostas para solucionar os mesmos.

 

Descentralização de informações:

Esse problema é um dos mais comuns que ocorrem nos escritórios. Cada informação, cada registro, cada documento é salvo em locais diferentes. Alguns inserem dados dos clientes em planilhas, outros inserem dados de processos em editores de texto, outros guardam documentos em pastas da máquina local, outros criam pastas na rede em caminhos totalmente diferentes e, quando mais se precisa desses dados, estão aonde? Em algum lugar desconhecido da órbita do escritório, às vezes até parece que foi aberto um buraco negro na rede que sugou todas essas informações.

 

Solução:  

Um software jurídico resolverá este problema. Suas informações de clientes ficarão centralizadas, seus processos ficarão bem alimentados, seus documentos estarão seguros, tudo em um só lugar. Quando você precisar terá a facilidade de encontrá-los de forma ágil e rápida. Se quiser saber mais sobre como encontrar um software ideal para sua demanda, leia o artigo: Como escolher um sistema jurídico.

Além disso, existem empresas que mapeiam toda a sua rede e criam verdadeiros mapas de arquivos, facilitando ainda mais a sua gestão de documentos, como é o caso da empresa M4Law, que tem uma atuação muito legal, trazendo um sistema que mapeia todos seus arquivos na rede.

 

Dificuldade em acompanhar o crescimento:

Muitos escritórios têm dificuldade em acompanhar a evolução das quantidades. Cito aqui as palavras da minha colega de profissão Tatiana Rodrigues:

“Os operadores do Direito que atuam em escritórios e departamentos jurídicos sabem, por exemplo, quantas ações entraram este mês? Ou ainda, poderia informar de bate pronto quantas encerraram? Quantas e quais encerraram por acordo? Por decisão judicial? Das ações encerradas por decisão judicial, quantas foram providas? Quantas foram improvidas?” (trecho do artigo: O Advogado que sabia de menos).

 

Solução:

Bons softwares de gestão de processos também podem fornecer relatórios objetivos que lhe darão a visão necessária para acompanhar o progresso do seu escritório, porém, posso destacar aqui uma solução que também lhe rende ótimas visualizações de forma amigável. A LawVision é uma empresa especializada em DashBoards (painéis de visualização). Ela utiliza gráficos dinâmicos, juntamente com relatórios analíticos ou sintéticos para te auxiliar a tomar as decisões de forma mais segura.

 

Atraso na entrega das atividades:

Na grande maioria dos escritórios, as atividades sempre são entregues atrasadas ou a quantidade de tarefas é tão grande que os colaboradores precisam ficar além do expediente para que o serviço não acumule. Isso gera estresse para o colaborador, gera gasto para você (afinal tempo é dinheiro), fora a segurança que fica comprometida, afinal, lembra o velho ditado: A pressa é inimiga da perfeição! O que fazer?

A pressa é inimiga da perfeição! O que fazer?

 

Solução:

A primeira atividade que você deve fazer é mapear todo o setor, analisando as atividades que são desempenhadas. Após isso, você precisa desenhar todo o fluxo de trabalho de cada atividade exercida. Assim, terá uma visão mais clara se o problema está no acúmulo de funções de um profissional ou não, ou se precisará contratar mais pessoas ou não.Você
pode desenhar estes fluxos, através do Bizagi Modeler, excelente ferramenta para notação e modelagem de processos.

 

Segundo. Focar no conhecimento das equipes, tornando os mesmos mais bem preparados para as mais diversas situações enfrentadas no dia a dia. Quanto mais sua equipe estiver treinada, mais rápido elas executarão suas atividades. Lembre-se: Pessoas fortes, equipes fortes, escritório poderoso! (Nós da ÉOS estamos preparados para isso, fornecemos diversos produtos como o FabLab, LBA, WorkShop, Cursos e Treinamentos. Se você ainda não conhece, acesse em nosso site os Nossos Serviços).

Terceiro. Procure no mercado soluções que lhe automatizarão as tarefas. Isso pode variar de acordo com as atividades que você realiza. Pode ser desde a automatização de montagem de peças, usando softwares jurídicos ou importar/exportar dados de portais e sites para seu sistema, usando robôs, assim como o pessoal da OYSTR atua no mercado.

 

Você não é o único

O efeito bola de neve é comum em escritórios de diferentes tamanhos e áreas de atuação. Por isso, esse problema não é exclusivo de uma área em especial, e isso tem se mostrado um enorme desafio para qualquer sócio. Identificar essas falhas que permitem que tal efeito se estabeleça na empresa é primordial para evitá-las.

 

Falta de planejamento:

O planejamento é uma das fases mais indispensáveis em qualquer estratégia dentro de um escritório. É neste momento que são definidas as metas, objetivos e buscas alternativas para alavancar a produtividade e os resultados dentro do escritório.

O planejamento estratégico de todas as atividades deve ser priorizado no escritório, pois, fornecendo a esta etapa o tempo e a atenção necessária, minimizam-se  as chances de pequenos problemas se tornarem grandes dores de cabeça lá na frente.

 

Cultura de autogestão na equipe:

Os gestores têm um papel fundamental na designação de evitar o efeito bola de neve. Entretanto, uma equipe preparada e com capacidade de autogestão facilita a identificação de problemas que possam prejudicar a empresa futuramente. Uma equipe, quando é capaz de se autogerir, está apta a resolver problemas pontuais por conta própria, reduzindo assim o retrabalho do executivo.

 

Os problemas parecem não ter fim

Se eu ficar falando só de problemas, vão existir “zilhões” de outras situações que podem acontecer conosco. Por isso, meu objetivo não é ficar enumerando quantos e quais problemas surgem. Quero trazer para você a visão e a importância de resolver os problemas de forma diligente. Nem sempre você terá todas as respostas. Por isso, não se culpe por não saber o que fazer ou como fazer! Listei acima somente uma pequena parte do que pode acontecer contigo! Mas, assim como uma pessoa precisa de um médico quando está doente, você deve se conscientizar de que precisa de profissionais especializados para te ajudar nesta luta em desmanchar essa bola de neve que foi se desenvolvendo.

Não se deixe enganar. Às vezes, quando não se resolve o problema por completo, você tem a falsa impressão de que ele foi embora, porém, mais cedo ou mais tarde a bola de neve volta e ainda com mais força.

Elimine o problema enquanto ainda está no início, assim você terá mais chances de manter tudo e todos na sua devida ordem.

Agradeço a você por ter me acompanhado em mais este artigo.

Grande abraço e até a próxima!

 

Tiago Oliveira

É Mentor em Tecnologia e Inovação na ÉOS Inovação na Advocacia. Possui ampla experiência como administrador de sistemas. Atuou em escritórios de advocacia como Gestor de Operações. Cursou Bacharelado de Sistemas de Informação, 2010 (Faculdade Expoente) e é especializado em Gestão de Projetos (OPET). Atuante há mais de 13 anos na área, implantando fluxos, gerenciando rotinas departamentais e automatizando métodos de trabalho. Presidi aulas na Fundação de Estudos Sociais do Paraná (FESP).

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